Dit mag je vragen bij een ziekmelding
Je medewerker meldt zich ziek. Welke vragen mag je dan wel en niet stellen? En welke informatie mag je vastleggen en welke niet? Procesregisseur Chung Dang van ArboNed legt het uit in anderhalve minuut.
Ziekmelding doorgeven
Een medewerker meldt zich ziek. Vaak is die binnen een paar dagen weer aan het werk. Soms duurt het verzuim langer. In alle gevallen meldt de medewerker zich ziek volgens de afspraken in het verzuimprotocol. Je geeft de ziekmelding altijd binnen 24 uur door aan de arbodienst.
Dit mag niet
Je mag als werkgever niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte. Een medewerker die zich ziekmeldt, hoeft niet te vertellen wat er precies aan de hand is. Vertelt de zieke medewerker dit toch? Dan mag je deze medische informatie niet vastleggen.
Je mag ook geen diagnose stellen, geen behandeling voorstellen en geen oordeel geven over de klachten die de medewerker ervaart. Dat is niet toegestaan en het schaadt het vertrouwen tussen jou en de zieke medewerker.
Dit mag wel
De onderstaande informatie moet een medewerker geven als je hiernaar vraagt:
- Het telefoonnummer en het (verpleeg)adres waarop de zieke medewerker bereikbaar is.
- De vermoedelijke duur van het verzuim.
- De lopende afspraken en werkzaamheden.
- Of de medewerker onder het vangnet van de Ziektewet valt. De medewerker hoeft niet te zeggen om welke categorie het gaat.
- Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval.
- Of er sprake is van een verkeersongeval waarbij de schade verhaald kan worden op de veroorzaker.
De juiste vragen bij een ziekmelding
Je mag bij een ziekmelding sommige vragen wel stellen en andere niet. Toch kan het herstel helpen als je ook ook andere vragen stelt. Laat daarbij oprechte interesse zien. De vragen hieronder kun je stellen.
Wil je me vertellen wat er aan de hand is?
Een medewerker mag het ziektebeeld voor zich houden. Vertelt de medewerker toch wat er speelt? Leg deze medische informatie dan niet vast.
Hoe gaat het?
Ziek zijn is vaak vervelend. Door oprechte belangstelling te tonen, laat je zien dat je meeleeft en niet alleen aan het bedrijf denkt. De medewerker voelt zich gehoord. Vraag eventueel of jij of iemand anders in het bedrijf iets kan betekenen.
Heb je een idee hoe lang je afwezig bent?
Het is vaak lastig om de duur van het verzuim precies in te schatten. Toch kan een medewerker meestal aangeven of het om een paar dagen gaat of om een langere periode.
Zijn er aanpassingen nodig om weer aan het werk te kunnen?
Misschien lukt het reguliere werk nog niet, maar is ander werk wel mogelijk. Denk ook aan aanpassingen van de werkplek of vervoer van en naar het werk. Vraag daarom of en welke aanpassingen nodig zijn, zodat de medewerker zo snel mogelijk weer aan het werk kan.
Zijn er zaken en/of werkzaamheden die overgedragen moeten worden?
Vraag welke taken kunnen wachten tot de medewerker beter is en welke taken een collega overneemt. Bespreek wie dat het beste kan doen en waar de benodigde informatie te vinden is. Vraag ook of afspraken moeten worden geannuleerd en wie dat regelt.
Wat spreken we verder af?
Nu de gevolgen van de ziekte zo goed mogelijk in beeld zijn, is het verstandig om duidelijke vervolgafspraken te maken. Verwacht je dat de medewerker snel herstelt? Spreek dan af wanneer er opnieuw contact is als dat niet zo blijkt. Duurt het verzuim langer, maak dan afspraken over regelmatig contact en wie belt.
Waar kan ik je tussentijds bereiken?
Het is handig om te weten hoe je de medewerker kunt bereiken. Vraag voor de zekerheid of het contactadres of telefoonnummer tijdelijk anders is, bijvoorbeeld bij verblijf bij familie of vrienden.
Meer tips
Op de website van Autoriteit Persoonsgegevens vind je nog een aantal handige tips voor jou als ondernemer bij een ziekmelding.
