Hoe voorkom ik dat een arbeidsconflict leidt tot verzuim?

Wat is een arbeidsconflict?

Een arbeidsconflict is een situatie waarin twee personen in het bedrijf tegenover elkaar komen te staan over samenwerking, werkafspraken of omstandigheden. “Als één van beiden het als een conflict ervaart, dan ís het een conflict,” zegt Lydia van Rongen, bedrijfsmaatschappelijk werker bij ArboNed.

Een veelvoorkomend voorbeeld is wanneer er in de samenwerking steeds kleine irritaties ontstaan: afspraken worden niet nagekomen, iemand komt herhaaldelijk te laat bij overleggen of taken worden half uitgevoerd. Op zichzelf lijkt het onschuldig, maar wanneer dit niet wordt uitgesproken, kan zo’n opeenstapeling van irritaties al snel uitgroeien tot een conflict.

Waarom ontstaan arbeidsconflicten?

Arbeidsconflicten ontstaan vaak doordat verwachtingen niet duidelijk zijn of veranderen zonder dat dit besproken wordt. Daardoor ontstaan misverstanden en irritaties. Lydia: “Als verwachtingen gaan schuiven, is er snel onenigheid of discussie.” 

Daarnaast spelen andere factoren regelmatig mee, zoals:

• Onduidelijkheid over taken, verantwoordelijkheden of beoordeling.
• Een stijl van leidinggeven die als onduidelijk, te direct of juist afwezig wordt ervaren.
• Een haperende samenwerking of een cultuur waarin weinig feedback wordt gegeven.
• Verschillen in persoonlijkheid die de samenwerking lastig maken.

Heldere communicatie voorkomt gedoe

Heldere communicatie is belangrijk om conflicten te voorkomen. Wanneer verwachtingen niet worden uitgesproken, kunnen irritaties snel groeien. Regelmatige, korte check-ins helpen om tijdig te zien wat goed gaat en wat beter kan. Denk bijvoorbeeld aan een vast gesprek van vijftien minuten eens per twee weken, waarin medewerker en leidinggevende drie punten doornemen: wat gaat goed, waar loop je tegenaan, en wat heb je nodig? “Duidelijkheid aan de voorkant voorkomt gedoe aan de achterkant,” benadrukt Lydia.

Ook de bedrijfscultuur speelt hierbij een grote rol: een open en veilige feedbackcultuur en leidinggevenden die zichtbaar, benaderbaar en makkelijk aan te spreken zijn, maken de drempel lager om problemen te bespreken. Let daarnaast op werkdruk, want hoge druk vergroot de kans op miscommunicatie en fouten. Door realistische verwachtingen en prioriteiten te bespreken, voorkomt u dat spanning oploopt.

Praktische tips:

• Wees helder over doelen, taken en verantwoordelijkheden.
• Plan vaste voortgangs- en feedbackmomenten.
• Maak beoordelingscriteria begrijpelijk en concreet.
• Stimuleer een cultuur waarin medewerkers feedback kunnen geven.

Welke basisafspraken heeft u nodig?

Een aantal documenten geeft medewerkers en leidinggevenden houvast:

• Klachtenregeling: als iemand een melding wil doen buiten de leidinggevende om.
• Gedragscode: duidelijke afspraken over omgangsvormen.
• Verzuimprotocol: wat gebeurt er bij een ziekmelding en welke stappen volgen daarna?

Deze afspraken zorgen voor duidelijkheid en voorkomen dat situaties blijven hangen.

Vroeg signaleren voorkomt escalatie

Let op signalen zoals irritaties, terugtrekken, discussies over verwachtingen of verminderde samenwerking. Hoe eerder u reageert, hoe groter de kans dat u het klein houdt

Lydia vat de kern mooi samen: “Als je als werkgever laat merken: ik zie je en ik kan iets betekenen, haal je vaak de angel eruit. Het gaat er niet om dat je meteen alles oplost, maar dat je laat zien dat je het serieus neemt en samen naar een werkbare route zoekt.”

Praktische tips:

• in gesprek te gaan en zonder oordeel te luisteren.
• opnieuw duidelijkheid te brengen in doelen, taken en afspraken.
• tijdig een neutrale derde te betrekken, zoals HR, een bedrijfsmaatschappelijk werker of mediator.

Zorg dat medewerkers weten waar ze terechtkunnen

Veel medewerkers weten niet bij wie ze terechtkunnen als er een arbeidsconflict speelt, zeker wanneer zij het niet met hun leidinggevende kunnen bespreken. In de meeste bedrijven is de vertrouwenspersoon het eerste aanspreekpunt. Die kan vervolgens, als dat nodig is, doorverwijzen naar een bedrijfsmaatschappelijk werker. Maak daarom duidelijk waar medewerkers terechtkunnen door dit op te nemen in:

• onboarding.
• het personeelshandboek.
• intranet of een informatieposter.
• en regelmatige reminders in teamoverleggen.

Zo verlaagt u de drempel om hulp te zoeken en voorkomt u dat kleine spanningen groot worden.

De rol van de arbodienst bij (dreigend) verzuim

Wanneer een conflict leidt tot uitval of dat dreigt te gebeuren, moet de bedrijfsarts snel worden betrokken. Lydia legt uit: “De bedrijfsarts maakt helder onderscheid: is iemand écht ziek of speelt er een werkgerelateerde oorzaak?”

Als een conflict de oorzaak is, volgt vaak het advies om dat eerst op te lossen. De bedrijfsarts kan doorverwijzen naar een bedrijfsmaatschappelijk werker of mediator. Een effectieve interventie is het driegesprek, waarin medewerker, werkgever en een derde samen oplossen wat vastzit. Lydia: “In een driegesprek kun je de angel eruit halen en weer richting re‑integratie bewegen.”