Wat mag je wel en niet vastleggen over het ziekteverzuim van je medewerker?
Werkgevers mogen geen gezondheidsgegevens vastleggen van zieke medewerkers. Waarom is dat zo? En wat mag je wél opschrijven? Anne Zwaan, procesregisseur bij ArboNed, legt in deze video uit welke privacyregels gelden bij ziekteverzuim. Ook laat zij zien hoe je bepaalde informatie wél kunt vastleggen.
Volgens de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn gezondheidsgegevens bijzondere persoonsgegevens. Deze gegevens zijn extra beschermd. Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is verboden, behalve als daarvoor een wettelijke uitzondering geldt. Daarom mag een werkgever medewerkers niet vragen naar gezondheidsgegevens en deze gegevens ook niet vastleggen.
Wat mag je niet vastleggen?
Veel medewerkers vertellen vrijwillig wat er aan de hand is. Dat mag. Maar gezondheidsgegevens die een medewerker vrijwillig deelt, mag je niet vastleggen. Ook mag je geen oordeel, diagnose of advies geven over een ziekte of over de (on)geschiktheid om te werken. Alleen de bedrijfsarts mag dat doen.
Je mag bijvoorbeeld geen medische gegevens vastleggen, zoals:
- de naam van een ziekte;
- specifieke klachten;
- de oorzaak van het ziekteverzuim;
- pijnaanduidingen;
- het type behandelaar, zoals een psycholoog of fysiotherapeut;
- beperkingen of mogelijkheden van een medewerker.
Wanneer mag het wel?
Soms is het noodzakelijk om vrijwillig gedeelde gezondheidsgegevens vast te leggen. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker ernstige epileptische aanvallen kan krijgen en dit zelf heeft gemeld. Het kan dan belangrijk zijn dat directe collega's weten wat zij in een noodsituatie moeten doen.
Wat mag je wel vastleggen?
Bij de ziekmelding van een medewerker mag je volgens de beleidsregels Zieke werknemer van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) de volgende gegevens uitvragen en vastleggen:
- Het telefoonnummer en (verpleeg)adres
- De vermoedelijke duur van het verzuim
- De lopende afspraken en werkzaamheden
- Of de medewerker onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke bepaling)
- Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
- Of sprake is van een verkeersongeval waarbij een mogelijk aansprakelijke derde betrokken is
En hoe zit het met het Plan van aanpak, dat je opstelt wanneer een medewerker langer dan zes weken ziek is? Alles wat gaat over het werk, de oorspronkelijke werkzaamheden en afspraken over de re-integratie mag je vastleggen. Denk aan:
- hoeveel uur iemand werkt;
- op welke dagen iemand werkt;
- welke werkzaamheden iemand uitvoert;
- aanpassingen op de werkplek;
- hulpmiddelen die worden ingezet, zoals een stoel, beeldscherm of speciale schoenen.
Het kan ook zijn dat een medewerker actief werkt aan herstel, een behandeling volgt of een herstelbevorderende interventie krijgt. Benoem dan alleen dát er een behandeling, interventie of herstelactiviteit plaatsvindt. Vermeld niet om welk type behandeling, welke instelling of welke specialist het gaat. Je vermeldt dus niet dat je medewerker naar de fysiotherapeut of psycholoog gaat. Je kunt bijvoorbeeld wel schrijven: er is een interventie ingezet ten behoeve van de re-integratie.
Boete
Het is dus belangrijk voor de privacy van je medewerker om geen medische gegevens te registreren. Leg je toch medische gegevens van medewerkers vast? Dan riskeer je een forse boete van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Bij een overtreding van de AVG kan de AP een boete opleggen van maximaal € 20 miljoen of 4 procent van de wereldwijde jaaromzet.
