Trust Centre
Het ArboNed Verzuimportaal is een innovatief platform voor casemanagement en verzuimbeheer. Dit platform is ontwikkeld in samenwerking met BlueVi B.V.. Met de keuze voor dit nieuwe verzuimportaal zetten we een belangrijke stap richting een verbeterde en moderne dienstverlening, waarbij we onze hoge standaarden op het gebied van beveiliging en privacy behouden. Het ArboNed Verzuimportaal is ontwikkeld volgens het principe van privacy en security by design, zodat je vertrouwelijke (persoons)gegevens optimaal zijn beschermd.
Privacy en gegevensbescherming
In het ArboNed Verzuimportaal wordt gewerkt met gevoelige persoonsgegevens. Daarbij hanteren we hoge normen op het gebied van veiligheid, zorgvuldigheid en transparantie. Om je als klant helder inzicht te geven in hoe wij met jouw gegevens omgaan, hebben we op deze pagina een uitgebreide lijst met veelgestelde vragen opgesteld waarin we de meest gestelde vragen beantwoorden.
Veelgestelde vragen privacy & security
Hoe koppelt mijn HR-systeem met het ArboNed Verzuimportaal?
IT&Care faciliteert veilige en betrouwbare koppelingen met externe systemen, zoals HR-, salaris- of verzuimsystemen van klanten. Deze integraties worden in principe gerealiseerd op basis van de SIVI Verzuimstandaard, zoals gepubliceerd door Stichting SIVI. Deze standaard beschrijft heldere gegevensdefinities, procesafspraken en koppelvlakken (API’s en berichtenverkeer) voor het veilig en interoperabel uitwisselen van verzuimgegevens. Door deze standaard te hanteren, borgen we zowel een gestandaardiseerde integratie-aanpak als gegevensbescherming, en kunnen we snel koppelen met veelgebruikte systemen in de markt. Indien nodig kunnen ook maatwerkinterfaces of alternatieve beveiligde koppelingen worden ingericht, uiteraard conform onze informatiebeveiligings- en privacyrichtlijnen.
Hoe wordt voldaan aan de privacywetgeving (AVG)?
IT&Care en haar partners voldoen volledig aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), internationaal bekend als GDPR. Dit betekent onder andere:
Verwerkersovereenkomsten: Er zijn juridisch bindende overeenkomsten gesloten tussen IT&Care en BlueVi, waarin de afspraken rondom gegevensverwerking, vertrouwelijkheid en beveiliging zijn vastgelegd conform de AVG.
Doelbinding en minimale data: Jouw persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor het specifieke doel waarvoor ze verzameld zijn (bijvoorbeeld begeleiding bij verzuim). Daarnaast wordt er niet meer data verzameld dan noodzakelijk.
Rechten van betrokkenen: IT&Care hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en respecteert de privacyrechten van je medewerkers. Dit betekent dat medewerkers altijd het recht hebben op inzage in hun gegevens, het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren, en het recht om gegevens te laten verwijderen wanneer dat gerechtvaardigd is. Volgens de AVG dient een betrokkene zijn of haar rechten uit te voeren bij de verwerkingsverantwoordelijke. In het geval van de werknemersadministratie in het ArboNed Verzuimportaal ben je als werkgever zelf de verwerkingsverantwoordelijke. Mocht je werknemer gebruik willen maken van zijn/haar rechten, dan verleent IT&Care alle redelijke medewerking om ervoor te zorgen dat jij, als werkgever, kunt voldoen aan de verplichtingen rondom jouw verzoeken. Hoe je werknemer zijn of haar rechten bij jou kan uitoefenen, dien je zelf op te nemen in je toepasselijke privacyreglementen. Via ons privacyreglement kunnen je werknemers deze rolverdeling nalezen:
Toezicht door Functionaris Gegevensbescherming: Binnen HumanTotalCare, waar IT&Care onderdeel vanuit maakt, is een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld die toeziet op naleving van privacy wet- en regelgeving. De contactgegevens van de FG zijn opgenomen in het privacyreglement.
Jaarlijkse privacy-audit: De belangrijkste privacymaatregelen van BlueVi worden jaarlijks onafhankelijk getoetst in het kader van een ISAE 3000 Type II audit. Ook IT&Care wordt periodiek geaudit op haar AVG-compliance. Hiermee is aantoonbaar dat de verwerking van persoonsgegevens conform wet- en regelgeving verloopt.
Is een verwerkersovereenkomst met IT&Care altijd nodig bij een koppeling?
Niet in alle gevallen is een verwerkersovereenkomst vereist. IT&Care hanteert het volgende uitgangspunt:
- Bij negatieve registratie, waarbij uitsluitend gegevens van werknemers met een zorgvraag worden uitgewisseld met de arbodienst ArboNed, is géén verwerkersovereenkomst tussen de klant en IT&Care nodig. Dit geldt ook als er gebruik wordt gemaakt van een technische koppeling. IT&Care treedt in deze situatie niet op als jouw verwerker, maar faciliteert slechts de gegevensuitwisseling naar de arbodienst.
- Bij positieve registratie, waarbij je ook gegevens van werknemers zonder zorgvraag deelt (in het ArboNed Verzuimportaal of via een koppeling), is wél een verwerkersovereenkomst tussen jou, als werkgever, en IT&Care vereist. In dit geval verwerkt IT&Care persoonsgegevens in jouw opdracht en fungeert IT&Care dus als verwerker.
Als er sprake is van negatieve registratie, maar je maakt wel gebruik van het ArboNed Verzuimportaal als onderdeel van de dienstverlening, dan kan dat leiden tot een andere situatie. Als je het portaal actief gebruikt voor eigen verzuimregistratie, dan is een verwerkersovereenkomst tussen jou en IT&Care noodzakelijk. Wordt het portaal enkel passief gebruikt om terugkoppelingen van de arbodienst te raadplegen, dan is dit niet vereist.
Het overstappen van een negatieve naar een positieve registratie mag je niet zelfstandig doorvoeren. Hiervoor is altijd afstemming met je accountmanager van ArboNed nodig, zodat de contractuele afspraken worden aangepast en indien van toepassing een verwerkersovereenkomst met IT&Care wordt gesloten.
Op welke manier worden mijn klantgegevens technisch afgeschermd van andere klanten in een multitenant platform?
Klantgegevens worden logisch gescheiden in de onderliggende databasestructuur. Elke klant heeft een eigen, afgeschermde dataset, waardoor jouw data strikt gescheiden blijft van data van andere klanten. IT&Care beheert de databaseversleuteling en sleutelopslag centraal; gebruik van door klanten beheerde sleutels (customer managed keys) is niet van toepassing. Daarnaast wordt de databaseomgeving actief gehard en beveiligd volgens best practices, zodat integriteit en vertrouwelijkheid van data gewaarborgd zijn binnen de multitenant architectuur.
Waar worden mijn gegevens gehost en opgeslagen?
Alle gegevens die in het ArboNed Verzuimportaal worden verwerkt, worden opgeslagen in de cloudomgeving van Microsoft Azure. Deze cloudservers bevinden zich fysiek in Nederland, waardoor jouw data binnen Nederland en de Europese Economische Ruimte (E.E.R.) blijft. Microsoft Azure voldoet aan strenge eisen voor gegevensresidentie en compliance. De Azure-datacenters bieden een robuuste, moderne infrastructuur met hoge beschikbaarheid, beveiliging en noodherstelmogelijkheden. De Azure-omgeving voor IT&Care is zo ingericht dat alleen geautoriseerde partijen (IT&Care en BlueVi) toegang hebben. Hiermee garanderen we dat jouw klantgegevens veilig gehost worden onder toezicht van IT&Care in de Nederlandse Azure-regio, conform alle relevante wet- en regelgeving.