Veel gestelde vragen over psychosociale arbeidsbelasting en vertrouwenspersoon

Psychosociale arbeidsbelasting (PSA)

Wat is PSA?

Met psychosociale arbeidsbelasting wordt bedoeld, die factoren in de werksituatie die stress geven zoals: seksuele intimidatie, pesten, agressie & geweld, discriminatie, werkdruk. 

Hoe pak ik PSA aan?

De Arbowet legt de term psychosociale arbeidsbelasting uit in het hoofdstuk Definities: “de factoren die direct of indirect onderscheid maken met inbegrip van seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en werkdruk, in de arbeidssituatie die stress teweeg brengen”. Graag verduidelijken we dit aan de hand van een praktijkvoorbeeld: omstandigheden op het werk of thuis, of een combinatie hiervan, kunnen ervoor zorgen dat uw werknemer tijdelijk niet in staat is te werken. Dit kan psychosociale arbeidsbelasting worden als de werkgever hier geen begrip voor kan opbrengen en er geen goede afspraken gemaakt worden die de persoon in ‘balans’ kunnen houden. Voor deze situaties stelt u een PSA-beleid op. Door het maken van goede afspraken kunt u de belasting voorkomen zodat uw werknemers met plezier aan het werk kunnen én blijven.

Wat zijn de gevolgen van psychosociale arbeidsbelasting?

De meeste mensen brengen een groot deel van hun tijd op hun werk door. De omgang op het werk kan veel invloed hebben op hoe iemand zich voelt, zeker als er sprake is van pesten, te hoge werkdruk, discriminatie of seksuele intimidatie. Er zijn verschillende klachten die een werknemer kan ontwikkelen. Individuele/psychosomatische klachten kunnen zijn: prikkelbaar, slecht slapen, angst, concentratieproblemen, lusteloosheid, verminderde motivatie. Op langere termijn kan de werknemer zijn problemen ‘meenemen naar huis’. Dit kan leiden naar een ziekmelding en op langere termijn zelfs een depressie. Er zijn zelfs gevallen bekend waar problemen op het werk hebben geleid tot zelfmoord. De gevolgen kunnen dus ernstig zijn voor uw werknemer en voor u.

Wat zijn de kosten van psychosociale arbeidsbelasting?

De gevolgen van psychosociale arbeidsbelasting kunnen voor u als werkgever ernstig zijn. De kosten voor verminderde arbeidsproductiviteit, verslechtering imago arbeidsmarkt, toename ziekteverzuim, juridische kosten, vervangingskosten kunnen dan ook flink oplopen. Een geëscaleerd pestgeval kan oplopen tot circa € 45.000.

Kun je PSA meten?

Er zijn verschillende manieren om PSA in het bedrijf te meten. Vaak wordt dit gedaan door middel van het wettelijke verplichte Preventief medisch onderzoek (PMO). Maar ook met een cultuuronderzoek of werknemerstevredenheidsonderzoek kunt u vragen naar de psychosociale arbeidsbelasting.

Staat er iets in de arbeidscatalogus over PSA?

Werkgevers en werknemers kunnen dit onderwerp zelf opnemen in hun arbeidscatalogus. Dit verschilt per branche en per arbeidscatalogus. Check uw daarvoor uw eigen arbeidscatalogus op arboportaal.nl.

Hoe kan ik PSA voorkomen?

Het hebben van een duidelijk en algemeen bekend PSA-beleid is de eerste stap. Als je met elkaar afspreekt hoe je met elkaar omgaat en wat je wel en niet tolereert , dan geef je een duidelijk signaal af. Het is dan ook makkelijker om mensen aan te spreken op ongewenst gedrag.

Protocol om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen (het PSA-beleid)

Is het wettelijk verplicht om beleid te voeren?

Ja, het is wettelijk verplicht om beleid te voeren op dit gebied. Doet u dat niet dan loopt u het risico op bestuurlijke boetes en bent u als werkgever wettelijk aansprakelijk bij voorkomende zaken.

Hoe controleert de arbeidsinspectie op PSA beleid?

De controle door de Inspectie SZW vindt plaats door middel van inspecties en onderzoeken. Een inspectie is een spontaan bezoek van de inspecteur aan het bedrijf. Vaak wordt door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid wel aangegeven in welke branches en op welke risico’s ze gaan controleren. Een onderzoek vindt alleen plaats naar aanleiding van een ongeval of melding. In beide gevallen kan de Inspectie vragen naar uw PSA-beleid.

Is PSA ook een onderdeel van de wettelijk verplicht Risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E)?

Ja, de psychosociale arbeidsbelasting wordt ook altijd opgenomen in een risico-inventarisatie en –evaluatie.

Wat moet ik regelen voor een goed PSA beleid?

Onder degelijk PSA beleid wordt verstaan dat u regelt: 1. Een vertrouwenspersoon 2. Een klachtenreglement 3. Een klachtencommissie. Dit zijn drie zaken die per onderdeel weer vragen kunnen oproepen. Stelt u een interne of externe vertrouwenspersoon aan? Wat voor middelen heeft u uw vertrouwenspersoon tot zijn beschikking en met welke bevoegdheden? Wie neemt zitting in de klachtencommissie? En hoe kunnen uw werknemers officieel een klacht indienen? Wat moet er minimaal in die klacht vermeld staan? Het kan daarom slim zijn om een expert zoals uw arbodienst in te schakelen om samen het beleid op te stellen.

Wat is een voorbeeld van een PSA beleid?

Waarschijnlijk zijn veel dingen al bekend binnen uw bedrijf. Iedereen weet hoe je met elkaar omgaat en bij wie je moet zijn als je te veel werkdruk ervaart of niet lekker in je vel zit. Toch is het belangrijk om dingen op papier te zetten. Niet alleen vanwege de wettelijke verplichtingen (de Inspectie SZW controleert op de aanwezigheid van een PSA-beleid) maar ook duidelijkheid te scheppen. ArboNed kan u helpen een beleid op te stellen die voldoet aan uw wettelijke verplichtingen.

Hoe regel ik een PSA beleid via ArboNed?

U kunt een offerte aanvragen via salessupport@arboned.nl of telefonisch via 030 299 62 77. Na ondertekening neemt een van onze bedrijfsmaatschappelijk werkers contact met u op. Samen met deze expert maakt u een afspraak voor het opstellen van uw PSA-beleid.

 

Wat doet een vertrouwenspersoon?

Wat doet de vertrouwenspersoon?

De vertrouwenspersoon luistert, ondersteunt en adviseert de medewerker die met een probleem op het gebied van ongewenste omgangsvormen naar de vertrouwenspersoon komt. Dat varieert van advies wat de medewerker kan doen om het probleem zelf of samen met de leidinggevende op te lossen tot advies tot bemiddeling of begeleiding bij een klacht. Bij een externe vertrouwenspersoon kan ook de werkgever bellen met een situatie op dit gebied. De vertrouwenspersoon kan dan adviseren over de te nemen vervolgstappen.

Wanneer ga je naar een vertrouwenspersoon?

Neerbuigende opmerkingen, agressie, pesten. Problemen die in elke organisatie kunnen voorkomen. Mensen kunnen er letterlijk ziek van worden. Een melding van ongewenste omgangsvormen moet je als leidinggevende altijd serieus nemen. Maar het kan voor een slachtoffer lastig zijn open over de problemen te praten. Een vertrouwenspersoon verlaagt de drempel voor het aankaarten van problemen. Zo werkt u aan een goede werksfeer en houdt u uw mensen duurzaam inzetbaar.

Wat doet een vertrouwenspersoon niet?

De vertrouwenspersoon behandelt geen officiële klachten op het gebied van de ongewenste omgangsvormen. Deze worden behandeld door een klachtencommissie.

Wat mag een vertrouwenspersoon?

De taken van de vertrouwenspersoon zijn niet eenvoudig: deze zijn onder meer het opvangen, begeleiden en ondersteunen van ‘klagende’ werknemers, het analyseren van voorvallen en adviseren hierover en de verwijzing naar professionele hulpverleners. Duidelijk is dat het in alle gevallen gaat om delicate kwesties die op een juiste manier moeten worden opgelost. De vertrouwenspersoon behandelt alle hulpvragen in strikte vertrouwelijkheid. Elke actie wordt slechts ondernomen wanneer de melder daarmee instemt.

Wat zijn de voordelen van een vertrouwenspersoon?

Je kunt zonder dat iemand het weet en zonder dat de vertrouwenspersoon in actie komt een moeilijke situatie bespreken met de vertrouwenspersoon. Dat alleen al kan stress verminderen.

Wat zijn de competenties van een goede vertrouwenspersoon?

Bij de functie van vertrouwenspersoon komen een paar kernkwaliteiten altijd van pas: integer, onafhankelijk, rijk aan levenservaring, toegankelijk, empathisch, luistervaardig, onpartijdig en natuurlijk vertrouwelijkheid/heeft vertrouwen van betrokkenen. Kennis van de materie is natuurlijk van belang, daar kan een cursus Vertrouwenspersoon bij helpen.

Is een vertrouwenspersoon wettelijk verplicht?

Er staat niet in de wet dat u een vertrouwenspersoon moet aanstellen. Er staat wel dat u verplicht bent om een PSA-beleid te voeren. In het PSA-beleid is een vertrouwenspersoon wel opgenomen.

Is de vertrouwenspersoon ook voor psychische klachten, privé problemen of arbeidsconflicten?

De vertrouwenspersoon is er voor de ongewenste omgangsvormen en het grensoverschrijdende gedrag waar psychosociale arbeidsbelasting (PSA) over gaat. Komt er echter iemand met een ander type probleem, dan kan het beter zijn door te verwijzen naar de juiste instantie/persoon zoals een huisarts of bedrijfsarts.

Wie mag vertrouwenspersoon zijn?

In principe kan iedere medewerker vertrouwenspersoon zijn. Het is aan te raden dat dit iemand is met minimaal een MBO+ niveau.

Wie mag geen vertrouwenspersoon zijn?

Het is niet verstandig om als werkgever vertrouwenspersoon te zijn. Dit kan conflicten in de werkzaamheden tot gevolg hebben. Dit geldt trouwens niet alleen bij een werkgever. Ook bij andere functies kunnen conflicten ontstaan, ook wel ‘dubbele petten’ genoemd. Denk aan juristen, leidinggevenden en zelfs bij leden van de medezeggenschap.

Heeft de vertrouwenspersoon geheimhoudingsplicht?

Ja, een vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht. Hij heeft echter geen verschoningsrecht zoals artsen of journalisten. Mocht een zaak bij de rechter komen, kan deze dwingen de vertrouwenspersoon te vertellen wat er in de gesprekken heeft plaats gevonden.

Mag je een vertrouwenspersoon meenemen bij een functioneringsgesprek?

Je kunt je vertrouwenspersoon meenemen naar een gesprek met je manager. Dit is géén functioneringsgesprek.

Wat kan een vertrouwenspersoon doen bij een arbeidsconflict?

Vaak biedt een vertrouwenspersoon in eerste instantie een luisterend oor voor de persoon die naar de vertrouwenspersoon stapt. Met de vertrouwenspersoon wordt gekeken of er sprake is van ongewenst gedrag. Vaak is er bij een arbeidsconflict meer aan de hand. Een vertrouwenspersoon kan dan verwijzen naar een bemiddelaar of mediator.

Het aanstellen van een vertrouwenspersoon

Hoe regel ik een vertrouwenspersoon?

Werkgevers, klein of groot, zijn vanuit de Arbowet wettelijk verplicht een veilige werkomgeving te bieden aan werknemers. Zo moet u aandacht te schenken aan psychosociale arbeidsbelasting. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is een mogelijkheid om invulling te geven aan deze verplichting. De taken zijn onder te verdelen in drie hoofdthema's:

  • Opvang en begeleiding van werknemers die last hebben van ongewenste omgangsvormen.
  • Voorlichten en informeren van werknemers over de werkwijze van de vertrouwenspersoon.
  • Advies geven aan het management over het voorkomen van ongewenst gedrag.

Wanneer kies je voor een interne of externe vertrouwenspersoon?

Bij de aanstelling van een vertrouwenspersoon kunt u kiezen voor intern, extern of een combinatie van beiden. De meest voorkomende situatie is intern. Vaak wordt iemand aangesteld die het bedrijf en de werknemers goed kent en van nature al het aanspreekpunt is bij vragen en problemen. In het geval van een externe vertrouwenspersoon wordt iemand ingehuurd. Het voordeel van iemand intern aanstellen is dat hij de bedrijfscultuur goed kent. Maar het is belangrijk te beseffen dat het soms moeilijke kwesties zijn. Een externe vertrouwenspersoon is onafhankelijk en objectief omdat hij geen binding heeft met het bedrijf. Ook heeft een externe vertrouwenspersoon veel ervaring en kennis waardoor hij deskundig is op dit gebied. U kunt bij ArboNed een vertrouwenspersoon inhuren. Dit om te werken als vaste externe vertrouwenspersoon of om uw eigen interne vertrouwenspersoon bij te staan bij incidentele vragen. Vraag hier direct een offerte Vertrouwenspersoon aan

Is een standaard functieomschrijving van een vertrouwenspersoon?

De functieomschrijving van de vertrouwenspersoon staat uitgebreid beschreven in het PSA-beleid (protocol ongewenste omgangsvormen). ArboNed kan u helpen bij het opstellen van dit beleid.

Wordt een vertrouwenspersoon gekozen?

Vaak wordt iemand aangesteld die het bedrijf en de werknemers goed kent en van nature al het aanspreekpunt is bij vragen en problemen. In sommige, vaak grotere, organisaties word een interne vacature opgesteld en volgt er een selectieprocedure. In het geval van een externe vertrouwenspersoon wordt iemand ingehuurd.

Hoe stel ik een vertrouwenspersoon aan?

Als u kiest voor een extern vertrouwenspersoon kunt afspraken maken met een organisatie die vertrouwenspersonen beschikbaar stelt zoals ArboNed. Het is altijd verstandig om draagkracht te creëren binnen uw organisatie voor de vertrouwenspersoon. Dit kunt u doen door de MR en OR kennis te laten maken met de vertrouwenspersoon.

Is een cursus voor een vertrouwenspersoon verplicht?

Een cursus voor een interne vertrouwenspersoon is niet verplicht. Maar omdat de materie complex kan zijn en de kwesties precair is het zinvol uw vertrouwenspersoon op te leiden.

Hoe wordt een vertrouwenspersoon gecertificeerd?

Onze ArboNed vertrouwenspersonen zijn gecertificeerd bij de landelijke vereniging voor vertrouwenspersonen (LVV). Zij hebben hiervoor een opleiding gevolgd en er heeft toetsing plaatsgevonden. Een interne vertrouwenspersoon hoeft niet gecertificeerd te zijn. 

Is een vertrouwenspersoon beschermd tegen ontslag?

Een vertrouwenspersoon heeft ontslagbescherming als u dat in uw beleid omschreven heeft. Dit is bescherming tegen ontslag vanwege zijn functie als vertrouwenspersoon. Functioneert de vertrouwenspersoon in zijn eigen functie niet of zijn er andere bezwaren, kan er uiteraard wel ontslag volgen. 

Waar ga je naar toe als je een klacht hebt over de vertrouwenspersoon?

Als werknemer kunt u altijd naar directie gaan met uw klacht over de vertrouwenspersoon. Het is slim om dit ook op te nemen in uw PSA-beleid. Heeft u een klacht over een externe vertrouwenspersoon is er vaak een klachtenprocedure. 

Als ik bij ArboNed een vertrouwenspersoon inschakel, kan ik dan eerst kennismaken met deze persoon?  

Dat kan. Er wordt dan wel 2 uur voor gefactureerd.

Als het niet klikt met de vertrouwenspersoon kan ik dan een andere krijgen?

Ja, dat is mogelijk.

Klokkenluidersregeling

Wat is de klokkenluidersregeling?

De klokkenluidersregeling oftewel de regeling rondom ‘integriteit’ is er in het kader van fraude en misbruik van gemeenschappelijke gelden en goederen, of situaties die de gezondheid van medewerkers of andere personen kunnen schaden.

Is een klokkenluidersregeling ook verplicht?

De Wet verplicht werkgevers met vijftig werknemers of meer, een procedure op te stellen voor het melden van (een vermoeden van) een misstand bij zijn werkgever. De werkgever onderzoekt het misstand en treft, indien nodig, maatregelen.

Kun je bij de vertrouwenspersoon van ArboNed ook terecht voor de klokkenluidersregeling?

Bij Arboned vertrouwenspersonen kunnen medewerkers terecht voor problemen op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting/ongewenste omgangsvormen. Uw medewerkers kunnen ook bij onze vertrouwenspersonen terecht met vragen op het gebied van integriteit/de klokkenluidersregeling. In het laatste geval ondersteunen wij de medewerker in zijn overwegingen om een ‘melding’ te maken in uw organisatie. Onze vertrouwenspersonen zijn in dit kader GEEN meldpunt. Dit meldpunt moet u intern inrichten.