Toelichting Privacyreglement ArboNed

Welke informatie vind je in ons privacyreglement?

In ons privacyreglement leggen we uit hoe we binnen ArboNed omgaan met persoonsgegevens. Je leest welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en hoe we deze beschermen tegen verlies en diefstal.

Ook lees je welke rechten iemand heeft van wie we gegevens verwerken. Zo kun je bijvoorbeeld vragen om inzage in je persoonsgegevens. Kloppen gegevens niet? Dan kun je vragen om deze aan te passen of aan te vullen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens we verwerken, hangt af van de relatie die je met ons hebt.

ArboNed verwerkt persoonsgegevens van medewerkers van klanten als we zorg verlenen. Bijvoorbeeld als een medewerker het spreekuur van de (bedrijfs)arts bezoekt of meedoet aan een Preventief medisch onderzoek (PMO).

We verwerken onder meer naam, adres, geboortedatum en telefoonnummer. Verlenen we zorg of hebben we dat gedaan? Dan verwerken we ook gegevens over de gezondheid.

We verwerken ook persoonsgegevens van klanten en leveranciers. Dat doen we alleen als dat nodig is om onze diensten uit te voeren. Van sollicitanten verwerken we gegevens om de sollicitatie goed te laten verlopen. In ons privacyreglement lees je hier meer over.

Om onze zorg voor medewerkers te verbeteren, doen we (wetenschappelijk) onderzoek. Daarbij gebruiken we gegevens die niet te herleiden zijn tot een persoon. Rapportages en statistieken voor werkgevers of hun medezeggenschapsorgaan bevatten alleen gegevens op groepsniveau. Er staan geen persoonsgegevens in die naar een individu te herleiden zijn.

Veilig versturen van privacygevoelige informatie via Zivver

ArboNed gebruikt Zivver om privacygevoelige informatie veilig te versturen. Zo weet je zeker dat vertrouwelijke gegevens goed beschermd zijn. Zivver versleutelt berichten en helpt voorkomen dat informatie per ongeluk bij de verkeerde persoon terechtkomt.

Hoe open je een bericht dat via Zivver is verstuurd?
Heb je een e-mail van ArboNed via Zivver ontvangen? Klik dan op de blauwe knop ‘Open bericht’. Je gaat automatisch naar de beveiligde omgeving van Zivver. Daar vraag je een toegangscode op en voer je die in om het bericht te openen. In elke Zivver-mail staat een korte uitleg over hoe het werkt. Ook vind je daar een link naar de website van ArboNed voor meer informatie. In deze filmpjes zie je hoe je een bericht opent en leest zonder Zivver-account.

Wil je reageren op een e-mail die via Zivver is verstuurd?
Je leest het bericht op een beveiligde webpagina van Zivver. Reageren doe je op dezelfde pagina via de knop “Beantwoorden”. Typ je reactie in het veld. Wil je een bijlage toevoegen? Gebruik dan de paperclip-knop. Klik op verzenden om je reactie te versturen. Reageert de ontvanger daarna weer? Dan krijg je een melding per e-mail.

Opslaan in eigen omgeving
Zivver bewaart e-mails maximaal 12 weken. Sla het bericht daarom op in de eigen omgeving. Dit kan door het bericht te downloaden en/of via Zivver te laten versturen naar het bekende e-mailadres van de ontvanger.

Wijzigingen in je e-mailadres en/of telefoonnummer
Geef wijzigingen in e-mailadres, mobiel telefoonnummer en adresgegevens van jezelf en je medewerkers direct aan ons door. Dit kan via ons online verzuimportaal of via de verzekeraar (bijvoorbeeld via een koppeling met je eigen HR-systeem). Zo kunnen wij veilig met jou en je medewerkers blijven communiceren.

Vragen?
Heb je vragen over een ontvangen e-mail? Of kun je het bericht niet openen? Neem dan contact op met ArboNed via servicedesk@itandcare.nl.

Waar worden je gegevens bewaard?
We bewaren de persoonsgegevens die we verwerken in je persoonlijke arbeidsgezondheidskundige dossier. Onze professionals slaan dit dossier digitaal op in speciaal ingerichte software voor werk, gezondheid en vitaliteit. Deze systemen zijn goed beveiligd tegen verlies en diefstal. Zo zorgen we voor een veilige verwerking van je persoonsgegevens.

Welke personen binnen ArboNed mogen je gegevens inzien?
Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot systemen met persoonsgegevens. De gegevens die we gebruiken voor je zorgverlening zijn toegankelijk voor je behandelend (bedrijfs)arts en de mensen die direct bij je zorg betrokken zijn. Als dat nodig is kan ook de vaste vervanger van je (bedrijfs)arts meekijken. Ook mag de (bedrijfs)arts jouw dossier overleggen met een collega (bedrijfs)arts.

Welke gegevens delen we met derden?
We delen in principe geen persoonsgegevens van klanten of medewerkers met derden. Soms is dat wel nodig, bijvoorbeeld om aan de wet te voldoen. In dat geval delen we alleen de gegevens die nodig zijn en volgens de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG) en andere relevante wetgeving op het gebied van privacy. Zo kan het nodig zijn om gegevens van een medewerker te delen met de werkgever, bijvoorbeeld voor verzuimbegeleiding. Bijvoorbeeld een terugkoppeling van de bedrijfsarts die de werkgever nodig heeft voor de re-integratie.

Ook kunnen we een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens van een medewerker delen met de (arbeidsongeschiktheids)verzekeraar van de werkgever. De verzekeraar gebruikt deze gegevens om te beoordelen of de werkgever recht heeft op een uitkering als een medewerker arbeidsongeschikt is.

Soms moeten we ook gegevens delen met het UWV. Dat doen we alleen als het nodig is, bijvoorbeeld zodat het UWV kan beoordelen of een medewerker recht heeft op een uitkering bij arbeidsongeschiktheid.

Is er voor ons geen wettelijke verplichting om persoonsgegevens te delen met derden? Dan doen we dat alleen met uitdrukkelijke toestemming. Bijvoorbeeld als een medewerker de (bedrijfs)arts toestemming geeft om gegevens te delen met een andere zorgprofessional, zoals een psycholoog.

Kan ik mijn gegevens inzien of laten aanpassen?
Je hebt recht op inzage in de persoonsgegevens die we van je verwerken.  Je kunt bijvoorbeeld je persoonlijk arbeidsgezondheidskundig dossier inzien. Ook kun je een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die we van je verwerken. Kloppen je gegevens volgens jou niet? Dan kun je een verzoek doen om je persoonsgegevens aan te passen. In ons privacyreglement lees je hoe je een verzoek voor inzage of aanpassing van je persoonsgegevens kan doen. In het privacyreglement staat ook welke andere rechten je hebt rond de verwerking van jouw persoonsgegevens. 

Meer weten?
Wil je meer weten over hoe we met persoonsgegevens omgaan? Lees dan ons privacyreglement. In dit reglement staat ook waar je terecht kunt als je na het lezen nog vragen hebt.