Bij de uitvoering van onze dienstverlening worden persoonsgegevens verwerkt. Bijvoorbeeld wanneer u op het spreekuur van een van onze bedrijfsartsen bent geweest of indien u als werkgever gegevens van uw werknemers aan ons verstrekt. In ons privacyreglement staat welke gegevens verwerkt en hoe lang ze bewaard worden en wat uw rechten zijn.
Hieronder geven we antwoord op de meest voorkomende vragen over ons privacyreglement en de verwerking van persoonsgegevens binnen ArboNed.
Welke informatie vind ik in een privacyreglement?
Een privacyreglement is een informatief document waarin we aan u toelichten hoe wij binnen ArboNed omgaan met de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt in het privacyreglement onder meer lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welk doel en hoe wij de persoonsgegevens beveiligen tegen verlies en diefstal. Daarnaast heeft de betrokkene – dat is de degene wiens persoonsgegevens worden verwerkt – een aantal rechten met betrekking tot zijn persoonsgegevens. Zo mag hij bijvoorbeeld een verzoek doen om inzage te verkrijgen in de persoonsgegevens die van hem worden verwerkt. Ook kan de betrokkene een verzoek indienen tot correctie of wijziging van zijn persoonsgegevens.
Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?
Afhankelijk van de relatie die u met ons heeft, verwerken we van u bepaalde persoonsgegevens.
Indien uw werkgever klant is van ArboNed, worden uw persoonsgegevens verwerkt door onze organisatie als wij zorg aan u verlenen. Dat is bijvoorbeeld het geval indien u het spreekuur van de bedrijfsarts bezoekt of deelneemt aan een Preventief medisch onderzoek (PMO).
Tot de persoonsgegevens die wij van u kunnen verwerken behoren onder meer uw naam, adres, geboortedatum en telefoonnummer. Daarnaast verwerken wij gegevens over uw gezondheid indien wij zorg aan u verlenen of hebben verleend.
Ook verwerken wij persoonsgegevens van onze klanten en leveranciers voor zover dit nodig is om onze diensten te kunnen verrichten. Daarnaast verwerken wij ook persoonsgegevens van sollicitanten om de sollicitatieprocedure goed te kunnen laten verlopen. U kunt hierover meer lezen in ons privacyreglement.
Ter verbetering van onze zorgverlening aan werknemers, verrichten wij (wetenschappelijk) onderzoek. Daarbij worden gegevens gebruikt. Onderzoek vindt uitsluitend plaats met geanonimiseerde gegevens die niet te herleiden zijn tot een persoon. Rapportages en statistieken die wij voor werkgevers of diens medezeggenschapsorgaan opstellen, bevatten uitsluitend gegevens op groepsniveau en bevatten geen persoonsgegevens die herleidbaar zijn tot een individu.
Veilig versturen van privacygevoelige informatie via Zivver
ArboNed zorgt ervoor dat de privacy van haar klanten goed geborgd is. Privacygevoelige informatie wisselen wij veilig uit via Zivver. Zivver versleutelt berichten met gevoelige inhoud, zoals persoonsgegevens, dossiers, verslagen of andere informatie. Hiermee garanderen wij dat wij deze gevoelige informatie met de modernste beveiliging versturen, en dat niemand anders dan de aangegeven ontvanger de inhoud van de e-mail kan lezen. Ook hackers niet. Daarnaast voorkomt Zivver met slimme technologieën dat mensen (per ongeluk) gevoelige informatie naar de verkeerde persoon sturen.
Hoe opent u een bericht dat via Zivver is verstuurd?
Hebt u een e-mail ontvangen van ArboNed via Zivver? Dan opent u dit bericht door op de blauwe link met de tekst ‘Klik voor bericht’ te klikken. U wordt dan automatisch doorgestuurd naar de beveiligde omgeving van Zivver. Hier moet u een toegangscode of sms-code invoeren (zie hieronder). In deze filmpjes ziet u hoe iemand zonder Zivver-account een bericht ontvangt en leest.
Bericht openen met een sms-code
U heeft een bericht ontvangen dat is beveiligd met een SMS-code. Degene die u het bericht stuurt, wil zeker weten dat alleen u het kunt lezen. Klik op ‘Klik voor bericht’ en daarna op ‘SMS sturen’. Vul dan de code in die u op uw telefoon ontvangt. Nu kunt u het bericht lezen.
Wilt u reageren op een e-mailbericht dat via Zivver is verstuurd?
U leest het bericht dat via Zivver is verstuurd op een beveiligde webpagina. Als u op het bericht wilt reageren, dan kan dat op deze pagina. Klik op de knop “Beantwoorden”. U kunt dan in het antwoordveld direct uw reactie typen. Eventueel kunt u ook een bijlage toevoegen met de paperclip-knop. U verzendt de reactie door op de verzendknop te klikken. Wanneer de ontvanger hierop reageert, ontvangt u weer een notificatie per e-mail.
Wijzigingen in uw e-mailadres en/of telefoonnummer
Het is belangrijk dat u wijzigingen in uw e-mailadres of mobiele telefoonnummer direct aan ons doorgeeft via ons online verzuimportaal Vandaag of via uw vaste contactpersoon van ArboNed. Op deze manier kunnen wij veilig met u blijven communiceren.
Vragen?
Hebt u vragen over een ontvangen e-mailbericht? Kunt u het ontvangen bericht niet openen? Neem dan contact op met ArboNed via zivver@arboned.nl
Waar worden uw gegevens bewaard?
De persoonsgegevens die wij verwerken, worden door onze professionals opgeslagen in uw persoonlijke arbeidsgezondheidskundige dossier, dat digitaal wordt opgeslagen in softwareapplicaties die speciaal zijn ontwikkeld en ingericht voor het bewaken en bevorderen van werk, gezondheid en vitaliteit. Deze softwareapplicaties zijn goed beveiligd tegen verlies en diefstal van uw gegevens, zodat een veilige verwerking van uw persoonsgegevens kan worden gegarandeerd.
Welke personen binnen ArboNed mogen uw gegevens inzien?
De systemen waarin uw persoonsgegevens zijn opgeslagen, zijn zodanig ingericht dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Persoonsgegevens die wij van u verwerken in het kader van de zorgverlening aan u, zijn toegankelijk voor uw behandelend bedrijfsarts en personen die rechtstreeks bij de zorgverlening aan u betrokken zijn. Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens worden ingezien door de vaste vervanger van uw bedrijfsarts (indien aan de orde) en mag de bedrijfsarts uw dossier overleggen met een collega bedrijfsarts indien dit nodig is voor een goede zorgverlening aan u.
Welke gegevens over u worden aan derden verstrekt?
In principe worden door ons geen persoonsgegevens van u aan derden verstrekt. Het kan echter voorkomen dat verstrekking van uw persoonsgegevens aan een derde noodzakelijk is, bijvoorbeeld om aan de wet te voldoen. In dat geval kunnen we bepaalde persoonsgegevens met derden delen. Dit gebeurt altijd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG) en andere relevante wetgeving op het gebied van privacy. Zo kunnen we bijvoorbeeld bepaalde persoonsgegevens van u verstrekken aan uw werkgever in het kader van uw verzuimbegeleiding. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om een terugkoppeling van de bedrijfsarts, die de werkgever nodig heeft voor uw re-integratie. Daarnaast kan een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens van u aan de (arbeidsongeschiktheids)verzekeraar van uw werkgever worden verstrekt, zodat de verzekeraar kan beoordelen of zij aan uw werkgever een uitkering zal doen als u arbeidsongeschikt bent. Ook aan het UWV dienen we onder omstandigheden persoonsgegevens van u te verstrekken, bijvoorbeeld gegevens die het UWV nodig heeft om te beoordelen of u in aanmerking komt voor een uitkering bij arbeidsongeschiktheid.
Indien er geen (wettelijke) grondslag bestaat die ons verplicht om persoonsgegevens van u aan een derde te verstrekken, zullen wij slechts persoonsgegevens aan derden ter beschikking stellen met uw uitdrukkelijke toestemming. Dit is bijvoorbeeld het geval als u de bedrijfsarts toestemming geeft om uw persoonsgegevens te delen met een andere zorgprofessional in het kader van een interventie (zoals een psycholoog).
Kan ik de informatie over mijzelf inzien of informatie laten corrigeren?
U heeft recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. U kunt inzage vragen in uw persoonlijk arbeidsgezondheidskundig dossier. Ook kunt u een verzoek indienen om een overzicht te verkrijgen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Daarnaast kunt u een verzoek om wijziging van uw persoonsgegevens indienen als de gegevens die wij van u verwerken volgens u niet kloppen. In het privacyreglement van ArboNed is beschreven hoe u een verzoek om inzage in of correctie van uw persoonsgegevens kunt doen. In het privacyreglement is daarnaast opgenomen welke andere rechten u heeft ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
Meer weten?
Als u meer wilt weten over de verwerking van persoonsgegevens, kunt u ons privacyreglement raadplegen. Deze kunt u vinden op de website van ArboNed. In dit reglement staan contactgegevens opgenomen voor als u na het lezen van het privacyreglement nog vragen heeft.
Onze verzuimaanpak
ArboNed ondersteunt organisaties om arbeidsverzuim van werknemers aantoonbaar te verlagen en laag te houden door actieve verzuimbegeleiding en –beheersing. Door bij verzuim zowel naar de werk- als de privésituatie te kijken, realiseren wij een verantwoorde werkhervatting.