Veelgestelde vragen over de preventiemedewerker
Algemeen
Wat is een preventiemedewerker?
Een preventiemedewerker is een medewerker die zich bezighoudt met veilig en gezond werken in uw bedrijf. Hij of zij adviseert over arbeidsrisico’s en maatregelen, is betrokken bij de Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en helpt bij het uitvoeren van het Plan van aanpak.
Sinds wanneer is de rol van de preventiemedewerker belangrijker geworden?
Sinds 1 juli 2017 heeft de preventiemedewerker een duidelijkere en belangrijkere rol in de Arbowet. De preventiemedewerker werkt samen met de bedrijfsarts en andere arbodienstverleners om arbeidsrisico’s te voorkomen. Ook hebben werknemers sinds die tijd meer inspraak.
Is er een ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT)? Dan moeten zij instemmen met de keuze voor de preventiemedewerker én diens positionering in uw bedrijf. Bovendien bent u als werkgever verplicht werknemers (of hun vertegenwoordiging) actief te betrekken bij het arbobeleid en de uitvoering daarvan, ook als er geen OR of PVT is. De Nederlandse Arbeidsinspectie kan handhavend optreden als u werknemers onvoldoende betrekt.
Invulling rol preventiemedewerker naar bedrijfsgrootte
Is een preventiemedewerker verplicht?
U bent verplicht om binnen uw bedrijf ten minste één preventiemedewerker aan te stellen.
Mag de directeur/eigenaar zelf preventiemedewerker zijn?
Tot en met 25 werknemers mag eventueel de directeur zelf de preventiemedewerker zijn.
Hoe bepaal ik of één preventiemedewerker genoeg is (bijvoorbeeld bij meerdere BV’s of locaties)?
Dat hangt af van hoe uw bedrijf is ingericht. Kijk bijvoorbeeld naar:
- de grootte van uw bedrijf;
- het aantal BV’s, locaties of afdelingen;
- hoe risicovol het werk is (bijv. machines, gevaarlijke stoffen, werkdruk);
- hoe vaak werkprocessen of werkplekken veranderen.
Praktische vuistregel: hoe groter of risicovoller het bedrijf, hoe vaker het nodig is om meerdere preventiemedewerkers aan te wijzen (bijvoorbeeld per locatie of per onderdeel).
Moet de preventiemedewerker altijd iemand binnen uw bedrijf zijn?
De wet gaat uit van deskundige werknemers binnen uw bedrijf. Alleen als het intern redelijkerwijs niet lukt (bijvoorbeeld door complexiteit of onvoldoende deskundigheid), mag de bijstand (deels) door externe deskundigen worden ingevuld.
Taken preventiemedewerker
Wat zijn de (wettelijke) taken en verantwoordelijkheden van een preventiemedewerker?
De wettelijke taken van een preventiemedewerker zijn:
- Het (mede) opstellen en uitvoeren van de Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E).
- Het adviseren aan en/of nauw samenwerken met de bedrijfsarts, andere arbodienstverleners én met de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) (of, als die er niet is: de belanghebbende werknemers) over de genomen en te nemen maatregelen voor een goed arbeidsomstandighedenbeleid.
- Deze maatregelen (mede) uitvoeren of daaraan meewerken.
- Het adviseren aan en samenwerken met de bedrijfsarts en andere arbodienstverleners.
Wat moet er in een functieprofiel van een preventiemedewerker staan?
In het functieprofiel leg je vast: taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en hoeveel tijd beschikbaar is. U zorgt dat de preventiemedewerker voldoende kennis en ervaring heeft én tijd krijgt om de taken goed uit te voeren en zich te ontwikkelen.
Wanneer ben je een (goede) preventiemedewerker?
Een preventiemedewerker is de aanjager van het arbobeleid binnen uw bedrijf. Hij of zij helpt bij het opzetten, uitvoeren en verbeteren van beleid voor gezond en veilig werken.
In de praktijk zijn er verschillende manieren om de rol van preventiemedewerker in te vullen. Vaak gaat het om één van de volgende rollen, of een combinatie daarvan:
- Contactpersoon
De preventiemedewerker is het aanspreekpunt binnen uw bedrijf en vormt de schakel met externe deskundigen, zoals de bedrijfsarts of arbodienst. Hij heeft goed zicht op wat er op de werkvloer speelt. - Arbo-coördinator
De preventiemedewerker speelt een actieve rol bij de uitvoering van het arbobeleid. Denk aan het begeleiden van maatregelen, het volgen van acties uit de RI&E en het ondersteunen van leidinggevenden en medewerkers. - Beleidsadviseur
In deze rol ontwikkelt en bewaakt de preventiemedewerker het arbobeleid. Hij adviseert het management en stuurt op samenhang en structurele verbetering van arbeidsomstandigheden.
Welke rol een preventiemedewerker vervult, hangt af van verschillende factoren. Bijvoorbeeld de grootte van uw bedrijf, de aanwezige arbeidsrisico’s, de manier waarop het werk is georganiseerd en de visie van het management op arbeidsomstandigheden. In kleinere bedrijven is de preventiemedewerker vaak vooral contactpersoon. In grotere, centraal aangestuurde bedrijven heeft hij vaker een coördinerende of adviserende rol op beleidsniveau.
Voor een goede invulling van de functie zijn niet alleen het bedrijf en het management bepalend. Ook de kennis, vaardigheden, motivatie en visie van de preventiemedewerker zelf spelen een belangrijke rol. Wat de rol ook is en op welk niveau de preventiemedewerker werkt: essentieel is dat hij zijn taken zelfstandig en onafhankelijk kan uitvoeren.
Wat is het verschil tussen preventiemedewerker en arbo‑coördinator?
De preventiemedewerker is een rol die in de Arbowet is vastgelegd. De term arbo‑coördinator komt niet als wettelijke functie in de Arbowet voor; bedrijven kunnen die rol wel zelf zo noemen.
Wat is de rol bij de RI&E en het Plan van aanpak?
De preventiemedewerker gaat na of de Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) compleet en actueel is en werkt zo nodig mee aan het opstellen en uitvoeren ervan. U stelt op basis van de RI&E een Plan van aanpak op; de preventiemedewerker ondersteunt u daarbij en helpt bij het actueel houden en de uitvoering van maatregelen. De preventiemedewerker adviseert hierover aan de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) (of, als die er niet is: de belanghebbende werknemers) en aan de werkgever.
Wanneer heeft een preventiemedewerker met de ondernemingsraad (OR) te maken? En met een bedrijfsarts?
De bedrijfsarts werkt nauw samen met de preventiemedewerker. Heeft uw bedrijf een OR of PVT? Dan moet deze instemmen met de keuze voor de preventiemedewerker én diens positionering.
Daarnaast bent u verplicht werknemers (of hun vertegenwoordiging) actief te betrekken bij het arbobeleid en de uitvoering daarvan, ook als er geen ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) is. Zo blijft preventie een gezamenlijke verantwoordelijkheid van werkgever, preventiemedewerker en werknemers.
Moet de preventiemedewerker ook verslagleggen?
Niet per se. De wet verplicht niet dat de preventiemedewerker structureel “verslag” uitbrengt. Wel is vastgelegd wat de bijstand minimaal omvat:
- meewerken aan het verrichten en opstellen van de Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E);
- adviseren aan en/of nauw samenwerken met de bedrijfsarts/arbodienstverleners en met de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) (of, als die er niet is: de belanghebbende werknemers) over genomen en te nemen maatregelen;
- de maatregelen (mede) uitvoeren of daaraan meewerken.
Geeft de preventiemedewerker een advies in deze rol, dan moet daarvan een afschrift naar de werkgever worden gestuurd.
Hoe houdt een werkgever de arbeidsomstandigheden en risico`s in de gaten als werknemers thuiswerken of bij de klant?
Ook bij werken bij klanten of thuis geldt de zorgplicht van de werkgever. Neem deze risico’s op in de Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en geef werknemers duidelijke instructies over veilig en gezond werken. Waar nodig stelt de werkgever passende middelen of hulpmiddelen beschikbaar (bijvoorbeeld bij fysieke belasting of beeldschermwerk). Voor advies dat past bij uw situatie kunt u contact opnemen met uw arbodienst of bedrijfsarts.
Hoort een preventiemedewerker ook toe te zien op een ongezonde levensstijl werknemers?
De Arbowet gaat vooral over arbeidsomstandigheden. U kunt werknemers wel preventieve programma’s aanbieden voor een gezonde leefstijl, maar dit valt meestal buiten de Arbowet (tenzij het direct samenhangt met werkgerelateerde risico’s).
Medische keuringen zijn alleen toegestaan als ze wettelijk verplicht zijn of aantoonbaar noodzakelijk voor de functie.
Benoeming preventiemedewerker
Hoe wordt een preventiemedewerker benoemd?
Is er een ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT)? Dan moet deze instemmen met de keuze voor de preventiemedewerker én diens positionering in uw bedrijf. De taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en beschikbare tijd legt u schriftelijk vast.
Moet een bestaande preventiemedewerker alsnog worden benoemd door de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging?
Volgens het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid geldt het instemmingsrecht op de persoon en de positionering niet automatisch voor de preventiemedewerker die al in functie was op de datum waarop de wetswijziging in werking trad.
Worden later de persoon of de positionering van de preventiemedewerker gewijzigd, dan geldt het instemmingsrecht wél.
Hoe moet een kleine ondernemer een preventiemedewerker aanstellen als er geen ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging is?
U stemt dit af in overleg met de belanghebbende werknemers. Onder de 25 werknemers mag de werkgever zelf de preventiemedewerker zijn.
Wat als er geen medezeggenschapsorgaan is, omdat er geen belangstelling is vanuit de werknemers, hoe wordt er dan een preventiemedewerker benoemd?
Dit gebeurt dan in overleg met de belanghebbende werknemers.
Geldt het benoemen van een preventiemedewerker ook voor een personeelsvertegenwoordiging of alleen voor de ondernemingsraad?
Ja. De Arbowet zegt:
De werkgever laat zich ten aanzien van de naleving van zijn verplichtingen op grond van deze wet bijstaan door een of meer deskundige werknemers. Indien in het bedrijf of de inrichting van de werkgever een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging is ingesteld, wordt de keuze voor de deskundige werknemer, bedoeld in de eerste zin, en diens positionering, bepaald met instemming van die ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Artikel 27, derde tot en met zesde lid, van de Wet op de ondernemingsraden is van overeenkomstige toepassing.
Moet benoeming schriftelijk/officieel gebeuren?
Zowel de benoeming als positionering moet met instemming gebeuren. Indien de inspectie hierom vraagt, zal werkgever moeten aantonen wie de preventiemedewerker is, zijn positionering en ook zijn taken.
Is ook instemmingsrecht nodig bij werkgevers met 15 werknemers?
Wanneer er een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging is wel, anders gebeurt overleg met belanghebbende werknemers.
Opleiding preventiemedewerker
Moet je een opleiding hebben gevolgd om preventiewerker te zijn?
Nee, dit is niet verplicht. Het is van belang dat de preventiemedewerker die wordt aangesteld, over voldoende deskundigheid (weten welke risico’s er zijn en hoe deze beheerst kunnen worden) en ervaring beschikt om de preventietaken goed uit te kunnen voeren. Met name kennis over de specifieke risico’s in het eigen bedrijf is belangrijk. U kunt de preventiemedewerker ondersteunen door het aanbieden van een opleiding.
De overheid werkt momenteel aan minimale deskundigheidseisen voor preventiemedewerkers. Dit kan in de komende jaren leiden tot aangescherpte eisen aan kennis en vaardigheden.
Is er een opleiding voor preventiemedewerker?
Ja, daar zijn trainingen voor. ArboNed biedt een praktisch training in één dag. In deze training komen de volgende onderwerpen aan bod:
- De rol en positie van belangrijke partijen voor preventiebeleid (o.a. preventiemedewerker, werkgever, werknemer, OR, Ministerie SZW).
- De Arbowetgeving, arbozorg en preventiebeleid (o.a. Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), Arbocatalogus).
- Gezondheidsrisico’s en mogelijke oplossingen daarvoor.
De trainer komt uit de arbo-praktijk en heeft ervaring bij veel bedrijven en branches. Na de training bent u in staat om de belangrijkste arbeidsrisico’s op organisatie- en brancheniveau te signaleren en kunt u uw bedrijf adviseren over de aanpak van die risico’s. De training wordt door het hele land aangeboden.
Diversen
Waarom moet de arbodienst weten wie mijn preventiemedewerker is? En zijn gegevens hebben?
De bedrijfsarts adviseert ook over preventie. Bij vragen over de Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en/of preventie-en verzuimbeleid moet hij met de preventiemedewerker contact kunnen opnemen. In de RI&E staat overigens vermeld hoe werknemers toegang hebben tot de preventiemedewerker.
Krijgt een preventiemedewerker extra salaris (naast zijn huidige functie)?
Dit kan een bedrijf zelf bepalen.
Welke consequenties heeft het voor uw bedrijf wanneer zij geen preventiemedewerker hebben?
De Nederlandse Arbeidsinspectie kan maatregelen nemen als zij constateert dat de Arbowet niet wordt nageleefd. Afhankelijk van de situatie kan dit gaan om een waarschuwing, een eis tot naleving of een boete.
Daarnaast kan de Arbeidsinspectie handhavend optreden wanneer een werkgever werknemers (of hun vertegenwoordiging) onvoldoende betrekt bij het arbobeleid en de uitvoering daarvan, bijvoorbeeld als niet aantoonbaar wordt overlegd of geraadpleegd over belangrijke arbomaatregelen.
Mag de casemanager de rol van contactpersoon met Arbodeskundigen / Bedrijfsarts blijven vervullen of neemt preventiemedewerker dit over?
In de Arbowet heeft de preventiemedewerker het recht om contact op te nemen met de arbodienst of bedrijfsarts. Dit zegt niets over de contacten van anderen binnen het bedrijf met de arbodienst. De casemanager treedt vaak op inzake individuele verzuimgevallen en preventiemedewerker zal meer het algemene arbeidsomstandighedenbeleid bespreken.