Tips voor het voeren van een effectief verzuimgesprek
Weet je hoe het met je medewerkers gaat? Door ze regelmatig te spreken, help je verzuim te voorkomen. Ga zeker in gesprek als een medewerker vaker kort ziek is. Lees onze tips voor een prettig en effectief verzuimgesprek.
Wat is een verzuimgesprek?
Is een medewerker vaak kort ziek? Dan heet dat kort frequent verzuim. Door ziekmeldingen goed bij te houden, zie je snel of dit speelt. Is dat zo? Dan is het goed om hierover in gesprek te gaan. Het kan namelijk een signaal zijn dat iemand zich niet prettig voelt in het team, het bedrijf of de functie. Door op tijd in gesprek te gaan, kun je langdurig verzuim mogelijk voorkomen.
Een verzuimgesprek kan spannend voelen. Tegelijk laat je zien dat je aandacht hebt voor je medewerker en dat je gezondheid belangrijk vindt. Maar let op: Je mag niet zomaar alles vragen. Je mag bijvoorbeeld niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte. Vertelt iemand hier zelf over? Dan mag je deze medische informatie niet vastleggen. Ook stel je geen diagnose en geef je geen medisch advies.
Zo pak je het verzuimgesprek aan
- Leg uit wat het doel van het gesprek is. Zo maak je je intentie duidelijk en blijft het gesprek open en eerlijk.
- Goed vragen stellen begint met luisteren. Begrijp je de ander goed? Dan ontstaat er ook sneller begrip voor jou. Stel open vragen (‘hoe’, ‘wie’, ‘wat’, ‘in hoeverre’), vraag niet naar medische oorzaken of symptomen en oordeel niet over wat iemand vertelt.
- Durf stiltes te laten vallen. Zo krijgt de ander de ruimte om na te denken en te reageren.
- Vat het gesprek samen, ook tussendoor. Zo houd je overzicht en laat je zien dat je luistert. De ander kan aanvullen of corrigeren. Dat helpt misverstanden voorkomen.
- Vraag door en maak antwoorden concreet. Verzuim is vaak een oplossing voor een probleem. Dat kan medisch zijn, maar ook te maken hebben met het werk of privé. Denk aan conflicten, onvoldoende kennis voor de functie of problemen thuis. Door door te vragen, maak je het echte probleem bespreekbaar en kun je samen naar een oplossing zoeken.
Hoe vaker je dit oefent, hoe makkelijker het wordt. Het goede nieuws: iedereen kan het leren.
Tips voor leidinggevenden
Centraal bij het voorkomen van verzuim staat dat je uitgaat van de mogelijkheden, krachten en ambities van je medewerkers:
- Zorg voor een positieve en goede sfeer in het team. Dan is de kans op verzuim kleiner.
- Geef medewerkers het gevoel dat ze erbij horen. En dat ze gemist worden als ze er niet zijn.
- Voer regelmatig het goede gesprek met elkaar, zeker als de verzuimbehoefte hoger is. Wacht hier niet mee tot iemand ziek is.
- Geef positieve feedback en spreek je waardering uit.
- Onderzoek wat medewerkers nodig hebben om goed te presteren. Welke omstandigheden helpen om gemotiveerd en met plezier te werken?
