Werkgevers, klein of groot, zijn vanuit de Arbowet wettelijk verplicht een veilige werkomgeving te bieden aan werknemers. Daar hoort bij dat u aandacht heeft voor psychosociale arbeidsbelasting (PSA). De vertrouwenspersoon kan hierin een belangrijke rol spelen.
Waarom een vertrouwenspersoon?
Neerbuigende opmerkingen, seksuele intimidatie, agressie, pesten. Problemen die in elke organisatie kunnen voorkomen. En waar mensen letterlijk ziek van kunnen worden.
Een melding van ongewenste omgangsvormen moet je als leidinggevende altijd serieus nemen. Maar het kan voor een slachtoffer lastig zijn open over de problemen te praten. Een vertrouwenspersoon verlaagt de drempel voor het aankaarten van problemen. Zo werkt u aan een goede werksfeer en houdt u uw mensen duurzaam inzetbaar.
Wat doet de vertrouwenspersoon?
Uw werknemer kan de vertrouwenspersoon zelf inschakelen, zonder de leidinggevende in te lichten. Met uw werknemer bespreekt de vertrouwenspersoon het probleem en wat uw werknemer zelf al heeft ondernomen. Dan komen de mogelijke vervolgstappen aan bod. Op die manier helpt de vertrouwenspersoon uw werknemer om te gaan met het ongewenste gedrag. Alles wat besproken wordt, valt onder het beroepsgeheim en is vertrouwelijk.
De vertrouwenspersoon is er dus als luisterend oor voor uw werknemer. Maar hij biedt ook ondersteuning bij het bespreekbaar maken van het probleem binnen de organisatie.
Veelgestelde vragen
Bekijk hier de veelgestelde vragen en antwoorden over psychosociale arbeidsbelasting en de vertrouwenspersoon.
Video Vertrouwenspersoon
Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid legt in deze korte video de rol van de vertrouwenspersoon uit.
Taken en bevoegdheden vertrouwenspersoon
De taken zijn onder te verdelen in vier hoofdthema's:
- Opvang en begeleiding van werknemers die last hebben van ongewenste omgangsvormen;
- Het analyseren van voorvallen en adviseren hierover en de verwijzing naar professionele hulpverleners;
- Voorlichten en informeren van werknemers over de werkwijze van de vertrouwenspersoon;
- Advies geven aan het management over het voorkomen van ongewenst gedrag.
De bevoegdheden zijn van groot belang voor het onafhankelijk uitvoeren van de functie. Vaak worden deze opgenomen in de functieomschrijving en/of het contract tussen bedrijf en externe vertrouwenspersoon:
- De vertrouwenspersoon heeft de bevoegdheid om gesprekken te voeren;
- Hij kan externe deskundigen raadplegen, zoals een externe, gecertificeerde vertrouwenspersoon;
- Hij mag de directie gevraagd en ongevraagd advies geven over eventuele patronen die hij ziet;
- De vertrouwenspersoon mag de werknemer doorverwijzen naar een andere (externe) vertrouwenspersoon;
- Hij heeft geheimhouding, maar als een zaak voor de rechter komt, moet hij wel openheid van zaken geven.
Wat zijn ongewenste omgangsvormen?
In de Arbowet staat vermeld dat elk bedrijf een beleid moet voeren dat gericht is op voorkomen, en als dat niet mogelijk is, beperken van psychosociale arbeidsbelasting (ook wel PSA-beleid genoemd). Hieronder vallen volgens de Arbowet vier punten:
- Discriminatie, waaronder seksuele intimidatie
- Agressie
- Pesten
- Werkdruk
De eerste drie vallen binnen het beleid ongewenste omgangsvormen, het werkterrein van de vertrouwenspersoon.
Een vertrouwenspersoon kiezen
Waarop moet u letten bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon? En welke opties zijn er? Lees snel verder.
Intern of extern
Als u uw vertrouwenspersoon aanstelt, kunt u kiezen voor intern, extern of een combinatie van beiden. De meeste bedrijven kiezen voor een interne vertrouwenspersoon. Oftewel: iemand die zelf bij het bedrijf werkt en de werknemers goed kent en van nature al het aanspreekpunt is bij vragen en problemen. In sommige, vaak grotere, organisaties is er een interne vacature met selectieprocedure. In het geval van een externe vertrouwenspersoon wordt iemand ingehuurd.
Het voordeel van iemand intern aanstellen is dat hij de bedrijfscultuur goed kent. Het is wel belangrijk te beseffen dat het om moeilijke, precaire kwesties kan gaan. En na zo'n melding kan het zomaar zo zijn dat de interne vertrouwenspersoon een werkvergadering heeft met de dader. Een externe vertrouwenspersoon is onafhankelijk en objectief. Hij heeft geen binding met het bedrijf. Bovendien is hij expert, met veel ervaring en kennis.
Wie is een geschikte kandidaat?
Kiest u voor een interne vertrouwenspersoon, dan zijn er een paar kernkwaliteiten die van pas komen: integer, onafhankelijk, rijk aan levenservaring, toegankelijk, empathisch, luistervaardig, onpartijdig en het vertrouwen hebben van betrokkenen.
Het is niet verstandig om als werkgever vertrouwenspersoon te zijn. Dit kan leiden tot conflicten in de werkzaamheden. Ook bij andere functies kunnen conflicten ontstaan, ook wel “dubbele petten” genoemd. Denk aan juristen, leidinggevenden, of leden van de medezeggenschap.
Omdat de materie complex kan zijn en de kwesties precair is het zinvol uw vertrouwenspersoon op te leiden. Wij bieden een training van 1 dag met alle essentiële informatie voor de (aankomende) vertrouwenspersoon.
Vertrouwenspersoon van ArboNed
Kiest u voor een vertrouwenspersoon van ArboNed, dan is dit altijd een bedrijfsmaatschappelijk werker. Deze deskundige is bekend met uw bedrijf, maar is wel onafhankelijk en kan er daardoor met een open blik naar kijken. De vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht. Hij kan u van beleidsadvies voorzien en kan optreden als externe vertrouwenspersoon. Daarnaast kunt u ervoor kiezen een protocol ongewenste omgangsvormen te laten opstellen. Klik hier voor meer informatie.
Meer dienstverlening van ArboNed
ArboNed biedt externe vertrouwenspersonen voor hulp aan slachtoffers bij ongewenst gedrag. Verder kunnen onze vertrouwenspersonen, die ook allemaal bedrijfsmaatschappelijk werker zijn, u ook op andere manieren helpen de sociale veiligheid binnen uw organisatie te verbeteren.
- Zo kunnen zij u helpen bij uw beleid psychosociale arbeidsbelasting, of het protocol ongewenste omgangsvormen en werkdruk.
- U kunt gebruikmaken van onze klachtencommissie, of hulp krijgen bij uw klokkenluidersregeling.
- En onze bedrijfsmaatschappelijk werkers bieden niet alleen individuele ondersteuning, ze trainen ook groepen werknemers. Zoals met de training Omgaan met agressie.
