In de Arbowet staat niet dat uw bedrijf een vertrouwenspersoon moet hebben. In de praktijk controleert de Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) hier wel op. Hoe zit dat?
Marcel Oldenhuizing, vertrouwenspersoon en bedrijfsmaatschappelijk werker bij ArboNed, legt uit wat een vertrouwenspersoon doet, waarom het belangrijk is een vertrouwenspersoon aan te stellen en wat hiervan de voordelen zijn voor u en uw werknemers.
Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) in de Arbowet
Onder psychosociale arbeidsbelasting verstaan we ongewenste omgangsvormen en werkdruk. Als hiervan sprake is, kan dat bij werknemers leiden tot stress, met alle gevolgen van dien.
PSA-beleid
Volgens de Arbowet moet iedere werkgever een beleid hebben 'gericht op voorkoming en indien dat niet mogelijk is beperking van psychosociale arbeidsbelasting'. Heeft een werkgever dat beleid niet, dan kan de Inspectie SZW maatregelen nemen en zelfs hoge boetes opleggen.
Er staat niet concreet in de Arbowet beschreven wat een PSA-beleid inhoudt. In de praktijk verwacht de overheid wel wat van u. Naast een vertrouwenspersoon let de Inspectie SZW erop dat er een gedragscode is, een klachtenregeling en klachtencommissie, registratie van incidenten, opvang van werknemers na incidenten en training van werknemers, bijvoorbeeld werknemers die veel met agressief gedrag te maken krijgen.
Heeft u 35 of minder werknemers? U regelt PSA-beleid snel en eenvoudig met de PSA-module
Voorkom dat er problemen op de werkvloer ontstaan door ongewenst gedrag en werkdruk. U regelt het direct met onze PSA-module voor € 8,75 per werknemer per jaar. Zo zijn én blijven uw werknemers met plezier aan het werk.
Wat zijn ongewenste omgangsvormen?
De Arbowet benoemt vier soorten ongewenste omgangsvormen: discriminatie, (seksuele) intimidatie, pesten en agressie en geweld. Als een werknemer hiermee te maken heeft, speelt de vertrouwenspersoon een belangrijke rol. Marcel Oldenhuizing: “De vertrouwenspersoon staat echt naast het slachtoffer. Hij hoort de melding aan, begeleidt en geeft advies.”
Voorkomen van ongewenst gedrag op de werkvloer
Een vertrouwenspersoon komt dus pas in beeld als het eigenlijk al te laat is. Kun je ongewenst gedrag dan niet beter voorkomen? "Zeker, maar dat is niet eenvoudig", geeft Marcel toe. “Voorkomen kun je het vaak niet, maar als de werkgever een vertrouwenspersoon een belangrijke rol geeft binnen de organisatie, kan het bedrijf wel goed omgaan met de situatie. De meeste van mijn gesprekken gaan over pesten of intimidatie. En dat komt in alle bedrijven voor, zonder uitzondering.”
Volgens Marcel heeft een goed beleid op het gebied van ongewenste omgangsvormen toch echt zin. “Als u met elkaar afspreekt: ‘zo gaan we met elkaar om en dit tolereren we niet’, geeft u een duidelijk signaal af. Het is dan ook makkelijker om mensen aan te spreken op ongewenst gedrag.”
Wat doet de vertrouwenspersoon bij ongewenste omgangsvormen?
Als er dan toch sprake is van ongewenst gedrag, wat zijn dan de taken van een vertrouwenspersoon? Marcel licht toe: “Het begint met een luisterend oor. Dan pelt u per situatie samen de ui af. Hoe is de situatie ervaren? Welk type ongewenst gedrag was het?"
De vertrouwenspersoon adviseert het slachtoffer over wat hij kan doen, maar de keuze ligt daarna altijd bij het slachtoffer. Marcel: "Hij kan bijvoorbeeld in gesprek gaan met de dader, of het voorval formeel melden bij zijn leidinggevende. Maar hij kan ook besluiten niets te doen, bijvoorbeeld als hij bang is zijn baan kwijt te raken. Een vertrouwenspersoon kan dan niets.”
Vertrouwenspersoon binnen of van buiten het bedrijf?
De vertrouwenspersoon is vaak een collega. Iemand binnen het bedrijf die goed kan luisteren en praten. Soms wordt de functie gecombineerd met personeelszaken. Dat heeft zo zijn voordelen, maar is niet altijd handig volgens Marcel: “Het voordeel van iemand intern aanstellen is dat hij de bedrijfscultuur goed kent. Maar het is belangrijk te beseffen dat het soms moeilijke kwesties zijn. De interne vertrouwenspersoon kan na zo’n melding bijvoorbeeld zomaar in een vergadering zitten met de dader. Dat kan moeilijkheden geven.”
Een externe vertrouwenspersoon is volgens hem neutraler: “Als externe vertrouwenspersoon heb ik geen binding met het bedrijf. Bovendien ben ik stevig opgeleid voor dit werk en ken ik de materie goed. Dat maakt het makkelijker om objectief te werk te gaan.”
Eén gesprek meestal voldoende
Marcel geeft aan dat een slachtoffer meestal genoeg heeft aan één gesprek met de vertrouwenspersoon. “De meeste melders willen gewoon even hun hart luchten. Ik adviseer hem dan over de mogelijkheden en dan is het klaar. De angel is eruit, de melder voelt zich gesterkt en durft zelf het gesprek aan te gaan."
Marcel Oldenhuizing
Tips voor de vertrouwenspersoon:
- Maak duidelijk wat binnen uw bedrijf de gewenste omgangsvormen zijn. Zo kunt u ook makkelijker aangeven wat ongewenst is en kunt u elkaar hierop aanspreken.
- Zorg ervoor dat leidinggevenden zich realiseren dat zij een voorbeeldfunctie hebben. Hoe gaat u met elkaar om? Directie en management geven het goede voorbeeld.
- Wees bewust van de eigen uitspraken en goedbedoelde grappen. Wat in uw ogen onschuldig is, kan kwetsend zijn voor de ander.
- Volg een training zodat u stevig in uw schoenen staat als vertrouwenspersoon. U leert over de (wettelijke) kaders en wat u als vertrouwenspersoon kunt betekenen.
- Zorg voor steun. Van de directie, uw collega’s en bijvoorbeeld een externe vertrouwenspersoon.
Training vertrouwenspersoon (ook online mogelijk)
Stelt u een vertrouwenspersoon aan binnen uw bedrijf? Zorg dan dat hij over voldoende kennis beschikt. ArboNed biedt een praktische training aan van één dag voor (aankomende) vertrouwenspersonen.
