Veelgestelde vragen en antwoorden Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)

Inhoud

Nog meer over de RI&E

Tijdens het gratis on demand webinar ‘Altijd een actuele RI&E, zo doe je dat’, vertellen experts van ArboNed in drie kwartier over de belangrijkste aspecten en succesfactoren van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Het webinar is op ieder gewenst moment terug te kijken.

Verplichting Risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E)

Wat is een RI&E?
De Risico-Inventarisatie en –evaluatie (RI&E) is een voor werkgevers verplicht middel om de gezondheid en veiligheid in het bedrijf te bevorderen. Elk bedrijf met personeel moet inventariseren of en hoe het werk gevaarlijk of ongezond kan zijn voor medewerkers. Dit moet schriftelijk worden vastgelegd. In de RI&E moet ook een Plan van aanpak (PVA) zijn opgenomen. Daarin staat beschreven welke maatregelen u gaat nemen om de geconstateerde risico’s aan te pakken. Ook moet in een RI&E de arbeidsongevallen uit het verleden worden opgenomen. Zie ook de website van Arboportaal.nl.

Hoe weet ik of mijn bedrijf een RI&E moet uitvoeren?
Elke werkgever is verplicht een RI&E op te stellen. Er zijn echter een paar uitzonderingen. Die vindt u bij het Steunpunt RI&E

Is iedere werkgever verplicht een RI&E op te stellen, inclusief Plan van aanpak?
Bijna iedere werkgever heeft de verplichting tot het opstellen van een Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), ongeacht de omvang van het bedrijf. Op basis van de RI&E moet u een Plan van aanpak opstellen. Bij de digitale RI&E-instrumenten is het Plan van aanpak een vast onderdeel van de RI&E. Het Plan van aanpak moet door u uitgewerkt en uitgevoerd worden.

Bedrijven die voor maximaal 40 uur per week arbeid laten verrichten (alle werknemers bij elkaar opgeteld) mogen ook gebruik maken van de ‘Checklist Gezondheidsrisico’s’. Dit is een verkorte versie van de RI&E.

Moet ik mijn RI&E laten toetsen?
In sommige gevallen bent u verplicht uw RI&E en Plan van aanpak te laten toetsen door een gecertificeerde arbodienst of deskundige. Op Steunpunt RI&E vindt u precies of u uw RI&E moet laten toetsen

Is een uitzendbureau verplicht een RI&E op te stellen voor de werkzaamheden die uitzendkrachten verrichten bij het bedrijf waar zij gedetacheerd zijn?
Nee, uitzendbureaus en andere organisaties die personeel uitlenen, hoeven voor de werkzaamheden die bij de inlener plaatsvinden geen RI&E op te stellen. De werkgever die gebruikmaakt van inleenkrachten moet voor aanvang van de werkzaamheden aan de werkgever van de inleenkrachten (bijvoorbeeld een uitzendbureau) een kopie van de RI&E toesturen (art. 5, lid 5 Arbowet).

Uitzendbureaus zijn verplicht de RI&E te verstrekken aan hun uitzendkrachten/werknemers (WADI, artikel 11).

Is een bedrijf met meerdere vestigingen verplicht om voor iedere vestiging apart een RI&E uit te voeren?
De Arbowet kent geen onderscheid tussen filialen of vestigingen. De RI&E moet alle aspecten van het werk omvatten. Dat betekent dat voor iedere werkplek en dus voor elke vestiging de risico’s in kaart gebracht moeten worden. Juist omdat de risico’s kunnen verschillen per filiaal (denk aan brandpreventie, BHV, lawaai, et cetera). Dit neemt niet weg dat een aantal aspecten min of meer identiek kunnen zijn. Denk aan Arbobeleid, arbeidstijden en werkdruk.

Kortom: Ja, voor ieder afzonderlijke vestiging moeten de risico’s geïnventariseerd en geëvalueerd worden in de RI&E. Sommige risico’s kunnen voor alle vestigingen identiek zijn.

Is een bedrijf dat gevestigd is in het buitenland, maar werknemers heeft in Nederland, verplicht een RI&E uit te voeren?
Ja, de RI&E is een Europese verplichting en geldt in alle EU-landen. Maar hoe deze verplichting wordt uitgevoerd, kan per land verschillen. In Nederland geldt de Arbowetgeving en is van toepassing op alle werkgevers en werknemers op Nederlands grondgebied. In die zin is de Arbowetgeving territoriaal bepaald.
Er moet wel sprake zijn van een arbeidsovereenkomst, maar dat hoeft niet per se een arbeidsovereenkomst naar Nederlands recht te zijn.

Een bedrijf (gevestigd in het buitenland) dat werknemers in Nederland arbeid laat verrichten, moet voor deze werknemers een RI&E opstellen naar Nederlands recht.

Andersom geldt als een Nederlands bedrijf werknemers laat werken in het buitenland dat dan de voor dat land geldende regels betreffende de RI&E verplichting in acht moeten worden genomen. Is dat een EU land, dan geldt sowieso de RI&E verplichting, maar hoe deze letterlijk is ingevuld verschilt dus per land.

Voor meer informatie over die invulling van de RI&E wet in andere Europese landen kunt u hier kijken: http://osha.europa.eu/en/oshnetwork/focal-points. Hierop staan verwijzingen opgenomen naar websites van andere EU-landen op het gebied van Veiligheid en gezondheid op het werk.

Is een werkgever, die gevestigd is in een huurpand, verplicht een RI&E uit te voeren?
Ja, iedere werkgever in Nederland is verplicht een RI&E uit te voeren. Het maakt hierbij niet uit of het bedrijf in een huurpand is gevestigd. Indien er risico's naar voren komen die betrekking hebben op het pand, bent u op basis van de Arbowet verantwoordelijk voor het oplossen van deze punten.

In de praktijk blijkt dat huurders zich tot de verhuurder richten. In de huurovereenkomst is vaak geregeld wie voor dergelijke knelpunten verantwoordelijk is.

Moet een bedrijf ook een RI&E opstellen voor de werknemers van een ingehuurd bedrijf?
Nee, de bedrijven die worden ingehuurd zijn zelf verantwoordelijk voor de werkzaamheden die hun werknemers uitvoeren. Ook wanneer deze werkzaamheden op een andere locatie worden uitgevoerd.

Het inhurende bedrijf is wel verantwoordelijk voor het voorkomen van gevaar voor gasten (in de Arbowet omschreven als derden). Hier vallen ook de werknemers van het ingehuurde bedrijf onder. Uw gasten mogen namelijk niet het slachtoffer worden van uw bedrijfsactiviteiten. U moet uw gasten waarschuwen/informeren over gevaarlijke situaties in het bedrijf zoals losliggende traptreden of vorkheftrucks die door het bedrijf rijden.

Let op: Bij de inhuur van werknemers (dus niet bedrijven), zoals uitzendkrachten bent u wel verplicht een RI&E op te stellen voor de ingehuurde werknemers.

Moeten bedrijven die gezamenlijk in een pand zitten allemaal een aparte RI&E maken of kunnen zij volstaan met één gezamenlijke?
Elke werkgever is verplicht een eigen RI&E op te stellen, inclusief Plan van aanpak. Dat er meer bedrijven in één pand gevestigd zijn, maakt hierbij niet uit. Uit de RI&E en het Plan van aanpak kunnen punten komen die zowel individueel als gezamenlijk geregeld moeten worden.

Het is aan te raden om op sommige gebieden samen te werken met de andere bedrijven in het pand, zoals bedrijfshulpverlening (BHV) en ontruiming. Ook zijn sommige verantwoordelijkheden vastgelegd in het huurcontract, bijvoorbeeld met betrekking tot brandveiligheid. De huurders kunnen de verhuurder hier op aanspreken.

Meer hierover staat in Artikel 19 van de Arbowet.

RI&E in de praktijk

Hoe lang moeten de RI&E en het Plan van aanpak bewaard worden?
In de Arbowetgeving worden geen termijnen aangegeven voor het bewaren van stukken, dus ook niet van de RI&E. Een wettelijke verplichting is er niet. Toch doet u er verstandig aan om de RI&E en de Plan van aanpak, zeker voor een termijn van ten minste vijf jaar te bewaren. De belangrijkste reden hiervoor is dat het bedrijf bij een (civielrechtelijke) aansprakelijkheidsclaim (bijvoorbeeld een schadevergoeding van een werknemer) moet kunnen aantonen dat het voldaan heeft aan de zorgverplichting richting de werknemers.

Ook Inspectie SZW kan naar de RI&E vragen tijdens een bedrijfsbezoek. Bij een eventueel bedrijfsongeval zal de Inspectie vaak de RI&E opvragen.

Wanneer moet een RI&E worden bijgesteld?
In de Arbowet wordt geen termijn genoemd met betrekking tot de geldigheidsduur van de RI&E. Het gaat erom dat de RI&E actueel blijft. Dus bij ingrijpende wijzigingen aan werkmethoden, werkomstandigheden of gebruikte techniek (artikel 5 lid 4 Arbowet) bekijkt u opnieuw de risico's. Voorbeelden zijn: inrichting van een nieuwe productielijn; uitbreiding van het dienstenpakket; een ingrijpende verbouwing; ingrijpende wijziging van werknemerstaken.

Ook als nieuwe oplossingen beschikbaar komen op het gebied van techniek, bedrijfsgezondheidszorg, ergonomie of arbeids- en bedrijfskunde, of nieuwe ontwikkelingen in de wetgeving moet de RI&E daarop worden aangepast. In ieder geval is het van belang dat het bijbehorende Plan van aanpak aantoonbaar actueel wordt gehouden.

In het kader van een certificering (bijvoorbeeld VCA) worden aanvullende eisen gesteld met betrekking tot de termijn waarop de RI&E getoetst moet worden.

Lees hier verder over het actueel houden van uw RI&E.

Hoe ga ik aan de slag met het Plan van aanpak?
Uw Plan van aanpak is een werkdocument waarin staat beschreven hoe u de geconstateerde risico's kunt oplossen of verminderen. Elk punt kunt u zelf of met ondersteuning van een specialist zoals een ergonoom, een arbeidshygiënist of veiligheidskundige aanpakken. Onderwerpen waarbij u wellicht een specialist nodig heeft zijn: lichamelijke belasting, geluid, gevaarlijke stoffen, het werken met machines, klimaat en infecties.

Hier vindt u een paar tips voor uw preventiemedewerker om aan de slag te gaan met het Plan van aanpak.

Is er een voorbeeld voorhanden om een RI&E op te stellen?
Het Steunpunt RI&E toont de meeste RI&E instrumenten, ook de branche goedgekeurde RI&E’s. Niet voor elke branche is er een goedgekeurd branchedocument. In dat geval kunnen algemene instrumenten worden gebruikt, ook te vinden bij Steunpunt RI&E.

Wat is het verschil tussen een branche RI&E en een RI&E-instrument?
Een branche RI&E is opgesteld door de branche en goedgekeurd door de inspectie SZW. Als u minder dan 25 werknemers heeft en u maakt gebruik van zo'n branche RI&E hoeft u deze niet te laten toetsen. Een RI&E instrument is een hulpmiddel om zelf de RI&E op te stellen, bijvoorbeeld als er geen branche RI&E is of u bent geen lid van de brancheorganisatie. Als u gebruik maakt van dit instrument moet u het altijd laten toetsen door een gecertificeerde deskundige, ook bij minder dan 25 werknemers. Steunpunt RI&E heeft alle RI&E instrumenten en branche RI&E op de website verzameld. 

Welke regels gelden rondom de RI&E voor organisaties waar alleen vrijwilligers werken?
In de Arboregelgeving zijn ook regels opgenomen die gelden voor organisaties waar alleen gewerkt wordt met vrijwilligers. In artikel 9.5a van het Arbobesluit is aangegeven welke artikelen uit de Arbowet en het Arbobesluit nageleefd moeten door organisaties waar vrijwilligers werken. De RI&E is één zo’n verplichting. Deze hoeft alleen uitgevoerd te worden wanneer in de organisatie gewerkt wordt met gevaarlijke stoffen en/of biologische agentia. In andere situaties is een RI&E niet nodig, maar er zijn wel een aantal arbovoorschriften van toepassing. Bijvoorbeeld bij:

  • werken op hoogte;
  • grote fysieke belasting;
  • risico op gehoorbeschadiging;
  • werken in een zeer koude of hete omgeving.

Meer informatie over het werken met vrijwilligers vindt u op het Arboportaal.

Wat is een verdiepend onderzoek?
Een RI&E die volledig is, besteedt aandacht aan alle arbo-zaken. Voorafgaand aan of tijdens het uitvoeren van een RI&E kan blijken dat bepaalde zaken nader moeten worden uitgezocht. Deze zaken kunnen naar een later tijdstip verschoven worden en als verdiepende RI&E worden uitgevoerd. Deze verdiepende RI&E’s worden alleen uitgevoerd als daar aanleiding voor is en niet in de algemene RI&E kunnen worden meegenomen. Formeel betekent dit dat wanneer verdiepende RI&E’s nog niet zijn uitgevoerd (en deze wel noodzakelijk zijn) de RI&E nog niet volledig is.

Onderwerpen waarvoor een verdiepende RI&E zinvol kan zijn: gevaarlijke stoffen, kankerverwekkende en mutagene stoffen, asbest, beeldschermwerk, explosieve situaties, biologische factoren, fysieke belasting, fysische factoren als geluid, trillingen, kunstmatige optische straling, psychosociale arbeidsbelasting en persoonlijke beschermingsmiddelen.

Een vraag die gesteld wordt in de Risico -inventarisatie en –evaluatie is of er voldoende bedrijfshulpverleners (BHV’ers) aanwezig zijn. Hoe bepaalt u dat?
Het aanstellen van een bedrijfshulpverlener (bhv’er) helpt om de veiligheid in het bedrijf te vergroten. Een bhv’er is een werknemer die is opgeleid om bij calamiteiten werknemers en gasten hulp te verlenen. In de Arbowet is opgenomen dat bedrijven verplicht zijn om maatregelen te nemen op het gebied van bedrijfshulpverlening. Wanneer u alle risico’s bij de RI&E in kaart heeft gebracht, kunt u kijken welke scenario’s maatgevend zijn voor het bepalen van de omvang van uw BHV-organisatie. Heeft u een klein kantoororganisatie, dan zal uw BHV-organisatie kleiner zijn dan in een grote productieomgeving met gevaarlijke stoffen. Zo blijft BHV altijd maatwerk.

Meer over BHV

Inspectie SZW

Wat als een bedrijf geen RI&E heeft?
Bent u wel RI&E-plichtig maar u heeft geen RI&E uitgevoerd, dan kunt u een boete krijgen wanneer Inspectie SZW een bedrijfsbezoek aflegt. Ook wanneer zich een bedrijfsongeval voordoet, wordt naar de RI&E gevraagd. Het niet kunnen tonen van de RI&E kan een boete of proces verbaal opleveren.

Wat is de rol van Inspectie SZW?
Per 1 januari 2012 vormen de oude Arbeidsinspectie, de Inspectie Werk en Inkomen (IWI) en de Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst (SIOD) samen de Inspectie SZW.

De Inspectie SZW houdt, naast preventie (voorlichting over rechten en plichten en de gevolgen bij het niet naleven hiervan), onder andere toezicht op en handhaaft de naleving van de Arbeidsomstandighedenwetgeving. De inspecteur heeft toezichthoudende en opsporende taken. Hij inspecteert niet alleen de feitelijke werkomstandigheden, maar controleert ook of er een RI&E en het daarbij behorende Plan van aanpak aanwezig zijn. Ook wordt gecontroleerd of de RI&E door een gecertificeerde arbodeskundige zoals een arbodienst is getoetst. Daarnaast controleert Inspectie SZW of de praktijkomstandigheden op de werkvloer overeenstemmen met de RI&E en het Plan van aanpak.

Meer informatie over de wijze waarop Inspectie SZW kan optreden bij een bedrijf vindt u in het onderdeel “Over het controleren en handhaven van de RI&E".

Ondernemingsraad (OR) en personeelsvertegenwoordiging (PVT)

Wat is de rol van de OR bij het opstellen van de RI&E?
De OR en de PVT hebben op het gebied van arbeidsomstandigheden instemmingsrecht. Dit is vastgelegd in artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Ten aanzien van de RI&E houdt dit in dat de OR of PVT moet instemmen met:

  • Het RI&E-instrument dat het bedrijf wil gebruiken.
  • De gecertificeerde arbodienst of arbodeskundige die betrokken wordt voor het toetsen van de RI&E.
  • De getoetste RI&E en het Plan van aanpak.
  • Het bijstellen van de RI&E (bijvoorbeeld wanneer de RI&E is geactualiseerd) en het Plan van aanpak.

Meer informatie over de rol van de OR bij het arbeidsomstandighedenbeleid in bedrijven is ook te vinden op het Arboportaal.

Moeten werknemers inzage hebben en instemmen met de RI&E en het Plan van aanpak?
In de Arbowet is vastgelegd dat werknemers de RI&E moeten kunnen inzien wanneer zij dit willen (inzagerecht). U mag de werknemers dit niet weigeren. In artikel 5, lid 6 staat:
“De werkgever zorgt ervoor dat iedere werknemer kennis kan nemen van de risico-inventarisatie en -evaluatie.

Volgens dit inzagerecht moeten de RI&E en het Plan van aanpak ook worden toegezonden aan de ondernemingsraad (OR) of de personeelsvertegenwoordiging (PVT). Zij moeten daarmee instemmen. De OR of PVT beoordeelt natuurlijk niet vakinhoudelijk. Dat gebeurt in de toetsing.

Indien er geen OR of PVT is (niet verplicht bij ondernemingen met minder dan 50 werknemers) moeten de werknemers advies kunnen geven over de RI&E en het Plan van aanpak. Het is dan ook verstandig om de RI&E en het Plan van aanpak te verspreiden onder uw personeel. Zo weet iedereen welke risico’s er spelen en hoe die risico’s aangepakt worden. U moet bovendien tweemaal per jaar een bijeenkomst organiseren om het personeel in de gelegenheid te stellen om over belangrijke wijzigingen in de arbeidsomstandigheden te spreken.

Voor bedrijven met minder dan tien personeelsleden waar geen OR of PVT is, geldt een algemene overlegverplichting tussen de werkgever en de werknemers over de RI&E, inclusief het Plan van aanpak.

N.B. Indien u gebruikmaakt van inleenkrachten, moet u aan de werkgever van de inleenkrachten dat deel van de RI&E toezenden dat betrekking heeft op de arbeidsplaats waar de ingeleende werknemers komen te werken. Deze bepaling geldt ook voor uitzendkrachten.

Preventiemedewerker

Wat is de rol van een preventiemedewerker met betrekking tot de RI&E?
De preventiemedewerker gaat na of de huidige RI&E compleet en actueel is. Hij ondersteunt bij het opstellen van de Risico-inventarisatie en -evaluatie en Plan van aanpak. Hij houdt toezicht op de actualiteit rondom de arbeidsrisico's, de rapportage over de voortgang aan de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging en het adviseren van werknemers. 

De preventiemedewerker heeft dan ook een belangrijke rol als spin in het web

Zelfstandige zonder personeel (ZZP’er)

Is een ZZP-er verplicht een RI&E uit te voeren?
Nee, op basis van de Arbowet zijn ZZP-ers niet verplicht een RI&E uit te voeren. De RI&E verplichting geldt alleen voor organisaties met personeel.

Hoewel ZZP-ers niet officieel in dienst zijn bij een bedrijf, kan het voorkomen dat ze door Inspectie SZW als werkgever of werknemer worden gezien. Een ZZP-er is volgens de Arbowet iemand die arbeid verricht en dit niet doet als werkgever of werknemer. Een ‘werknemer’ is volgens de Arbowet: “iemand met een arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling bij een werkgever”. Een ZZP-er wordt gezien als werkgever wanneer hij/zij mensen in dienst neemt en/of gebruik gemaakt van stagiaires en/of uitzendkrachten. Ook geldt de RI&E verplichting als een ZZP-er een andere ZZP-er inhuurt en gezag uitoefent over de werkzaamheden van de ingehuurde ZZP-er. Kijk hier voor het begrip ‘gezag’.

In de Arbowet en het Arbobesluit zijn wel andere verplichtingen opgenomen met betrekking tot arbeidsomstandigheden die wel degelijk gelden voor de ZZP-er. U kunt hierbij denken aan verplichtingen met betrekking tot het werken met asbest. Meer informatie hierover vindt u op de site van Arboportaal.

Zie ook de brochure van Inspectie SZW over ZZP-ers en de Arbowet.

Stel een ZZP-er neemt iemand in dienst. Deze werknemer werkt niet meer dan 40 uur. Moet de RI&E getoetst worden?
In deze situatie wordt de ZZP-er in feite een werkgever. Hij sluit een arbeidsovereenkomst af met één medewerker (voor maximaal 40 uur per week). Maar deze werkgever (want eigenlijk is het geen ZZP-er meer; hij heeft namelijk een personeelslid) valt zelf niet onder de werking van de Arbowetgeving. De uren die deze werkgever zelf werkt, tellen dus niet mee.

Blijft over de 40 uren die de werknemer werkt, en daarmee hoeft de werkgever de RI&E niet te laten toetsen. Want bij minder dan 40 uur arbeid per week is een toetsing niet verplicht. Het opstellen van een RI&E is in deze situatie wel verplicht.

Is een ZZP-er, die gebruik maakt van stagiaires, verplicht een RI&E uit te voeren?
Ja, volgens de Arbowet wordt degene die een ander onder zijn gezag arbeid laat verrichten gezien als werkgever en is daarmee verplicht een RI&E uit te voeren.

Wat wordt er verstaan onder het begrip “onder gezag arbeid laten verrichten”?
Iemand werkt onder uw gezag als u bepaalt: waar diegene moet werken, met welke middelen en hoe er gewerkt moet worden. Feitelijk stuurt u het werk van de ander aan.

Indien de stagiaires voor maximaal 40 uur per week arbeid verrichten (alle stagiaires bij elkaar opgeteld) mag u gebruik maken van de ‘Checklist gezondheidsrisico’s’, een verkorte versie van de RI&E. Wanneer voor maximaal 40 uur per week arbeid wordt verricht, hoeft de RI&E bovendien niet getoetst te worden door de arbodienst of arbodeskundige.

Heeft u vragen of wilt u een afspraak maken?

Wij helpen u graag verder.

Bel ons
030 299 62 77

Belafspraak
inplannen