Uw medewerker heeft zich ziekgemeld. In deze tijdlijn, exclusief voor klanten van ArboNed, ziet u stap voor stap wat de acties zijn volgens de Wet verbetering poortwachter en uw contractafspraken met ArboNed. Bekijk wat u als werkgever doet, welke verantwoordelijkheden uw werknemer heeft en hoe wij u hierbij ondersteunen.
- Datum ziekmelding
- Dag 1: Ziekmelding
- Dag 1-8: Intake
- Week 6: Probleemanalyse
- Week 8: Plan van aanpak
-
Vanaf week 26: Opvragen medische informatie
- Vanaf week 42: Arbeidsdeskundig onderzoek
-
Week 42: Verzuimmelding bij het UWV
- Week 52: (Eerstejaars)evaluatie
- Week 88: WIA-aanvraag voorbereiden
-
Week 91: Eindevaluatie
-
Week 93: WIA-aanvraag
- Week 104: WIA-beschikking
Datum ziekmelding
Vul hierboven de datum van ziekmelding in voor uw persoonlijke tijdlijn. Links in de tijdlijn verschijnen bij de stappen van de Wet verbetering poortwachter de data van de acties. Klik op de stappen voor meer informatie.
Onderstaande video laat in 3 minuten zien wat de verplichte stappen zijn bij een ziekmelding en hoe ArboNed u hierbij ondersteunt:
Dag 1: Ziekmelding
Het is belangrijk dat u elke ziekmelding aan ons doorgeeft. Ook als u verwacht dat het verzuim kort duurt. Dat is verplicht en, belangrijker, geeft u zicht op het verzuim in uw organisatie.
De voordelen van op tijd, alle verzuim melden:
- U krijgt inzicht in al het verzuim in uw organisatie. Zo kunt u rekening houden met eventuele trends in het verzuim en heeft u de cijfers voor uw verzuimanalyse aan het eind van het jaar op orde.
- Op individueel niveau kunt u zien of medewerkers zich vaak, kort ziekmelden. Frequent verzuim kan een teken zijn dat er iets anders aan de hand is. Langdurend verzuim hangt hier vaak mee samen. Goed om in de gaten te houden dus. Uw vaste contactpersoon bij ArboNed helpt u hierbij.
- U bent ervan verzekerd dat u uw verplichtingen vanuit de Wet verbetering poortwachter kunt nakomen. Stel het verzuim blijkt langer te duren dan verwacht, dan komen de wettelijke termijnen mogelijk in de knel.
- Heeft u een verzuimverzekering, dan kunt u conform de polisvoorwaarden met de verzekeraar in aanmerking komen voor vergoeding.
- Kortdurend verzuim dat in de eigen risicoperiode loopt, heeft geen invloed op uw premie. Bij veel verzekeraars start de eigen risicoperiode pas als u de ziekmelding meldt.
- ArboNed kan u beter adviseren. De verzuimduur kan verkort worden als wij snel en gericht in actie kunnen komen.
Frequent verzuim
Blijkt uit onze gegevens dat uw medewerker frequent verzuimt, dan ontvangt u van ons een brief met tips hoe hiermee om te gaan. Uiteraard denkt uw vaste contactpersoon graag met u mee.
Een werkgever zei laatst tegen mij ‘Hij is al 11 keer ziek geweest dit jaar’. De werkgever had echter maar 1 ziekmelding doorgegeven in het portaal. Waren alle ziekmeldingen doorgegeven, dan had ik veel eerder kunnen waarschuwen dat er sprake is van frequent verzuim. Ik had de werkgever advies kunnen geven, of in gesprek kunnen gaan met de werknemer. Ook hadden we trends kunnen herkennen, bijvoorbeeld: altijd een ziekmelding in de schoolvakantie, of altijd in een drukke periode.
- Jolanda den Breejen, re-integratie- en preventieadviseur bij ArboNed
Moet ik een ziekmelding altijd accepteren?
U moet als werkgever een (bedrijfs)arts inschakelen om de ziekte van uw werknemer te laten beoordelen. Dat verplichten de Arbowet en de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar. Twijfelt u of uw werknemer zich terecht heeft ziekgemeld, ga dan eerst in gesprek met uw werknemer. Blijft uw werknemer bij zijn standpunt, of weigert hij met u in gesprek te gaan, dan moet de werknemer zo snel mogelijk worden uitgenodigd op het spreekuur van de (bedrijfs)arts. U mag de ziekmelding niet weigeren. Hierin volgen wij STECR, het expertisecentrum voor het gehele domein van 'werk, zorg, en inkomen'.
Bij mijn verzuimverzekering geldt een eigen risicotermijn van meerdere weken. Kan ik wachten met het doorgeven van de ziekmelding?
Het is belangrijk dat u de ziekmelding zo snel mogelijk doorgeeft. In de polisvoorwaarden van uw verzekeraar staat binnen welke termijn dit moet. Hoe eerder de ziekmelding binnenkomt, des te sneller kunnen we de verzuimbegeleiding en het re-integratieproces opstarten. Zo kunnen we de verzuimduur zo kort mogelijk houden.
Wat is frequent verzuim en waarom moet ik erop letten?
Een groot aandeel van het verzuim is kort verzuim. Het kan nu eenmaal voorkomen dat iemand griep krijgt, of bijvoorbeeld een migraineaanval. Meldt een werknemer zich regelmatig voor een korte periode ziek, dan is het verstandig hierover in gesprek te gaan samen. Langdurend verzuim wordt vaak vooraf gegaan door frequent kort verzuim.
Hoe voer ik een frequent verzuimgesprek met mijn werknemer?
Als uw werknemer frequent verzuimt, adviseren wij om het gesprek aan te gaan. Gebruik hiervoor de tips van procesregisseur Femke Russcher:
- Maak een uitdraai van de verzuimlijst, zodat uw werknemer en u de ziekmeldingen inzichtelijk hebben.
- Ga niet in op de klachten of diagnose van de werknemer, dat kan er juist toe leiden dat het gesprek vastloopt.
- Evalueer tussentijds met uw werknemer hoe het gaat, juist als de werknemer wel aan het werk is.
Eerste stappen ziekmelding
Als een medewerker zich ziekmeldt, bent u er als werkgever voor verantwoordelijk dat we het verzuimproces goed opstarten. Bekijk hier in het kort de eerste stappen.
1. Ziekmelding
U geeft de ziekmelding zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 24 uur door. Dat kan via het verzuimportaal Vandaag of uw eigen verzuimmeldsysteem. In Vandaag staat welke informatie u mag invullen.
Zijn er bijzonderheden bij de ziekmelding, neem dan vooraf telefonisch contact op met uw vaste contactpersoon (denk aan: ziekenhuisopname, of overlijden familielid).
2. Contact
U houdt belangstellend contact met uw medewerker. Maak gezamenlijk afspraken over hoe vaak en hoe u contact hebt met elkaar. Bespreek ook wie het initiatief neemt voor contact.
Tip: wij merken dat medewerkers die ernstig ziek zijn over het algemeen behoefte hebben aan persoonlijk contact, maar dat veel werkgevers het lastig vinden om contact op te nemen. Ons advies is om uw medewerker toch te bellen om te vragen hoe het gaat. Of laat bijvoorbeeld een bos bloemen bezorgen.
3. Intake
Na de ziekmelding in het verzuimportaal Vandaag of via de verzuimkoppeling, volgt de intake met uw werknemer. Afhankelijk van uw contract gebeurt dat digitaal of telefonisch. Wij informeren u over de uitkomst van deze intake.
4. Op de hoogte
Wij vragen u ons gedurende de re-integratie op de hoogte te houden als zaken anders verlopen dan verwacht. De re-integratie kan bijvoorbeeld langzamer gaan of stagneren, maar uw werknemer kan ook sneller dan verwacht (een deel van) het werk hervatten.
5. Hersteld?
Als uw werknemer in de tussentijd het werk volledig hervat, geeft u de herstelmelding tijdig door via het verzuimportaal Vandaag of via uw eigen verzuimmeldsysteem. De ziekmelding sluit en wij nemen hierover geen contact meer op met u en uw werknemer.
Ongeluk of bedrijfsongeval
Als de ziekmelding het gevolg is van een ongeluk dat door iemand anders is veroorzaakt, kunt u zich mogelijk beroepen op het regresrecht. Dat betekent dat u de verzuimkosten kunt verhalen op degene die het ongeval heeft veroorzaakt. Vraag uw werknemer of de ziekmelding het gevolg is van een ongeval met schuld van derden.
Een ernstig of dodelijk arbeidsongeval moet u als werkgever altijd melden bij de Nederlandse Arbeidsinspectie.
Moet ik mijn ziekmelding doorgeven aan het UWV?
Is er sprake van een vangnetsituatie, geef de ziekmelding dan ook tijdig door aan het UWV. Als werkgever kunt u dan voor uw werknemer een ziektewetuitkering aanvragen bij het UWV, zodat het loon van de werknemer (deels) wordt gecompenseerd. De ziekmelding komt dan niet ten laste van uw eigen verzekering.
Wat mag wel/niet als werkgever?
Deze informatie mag u als werkgever vragen en vastleggen:
- Het telefoonnummer en (verpleeg)adres waar uw zieke werknemer te bereiken is.
- De vermoedelijke duur van het verzuim.
- De lopende afspraken en werkzaamheden.
- Of de werknemer onder het vangnet van de Ziektewet valt. Let op: hij hoeft niet te melden om welke categorie het gaat.
- Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval.
- Of er sprake is van een ongeval waarbij de schade verhaald kan worden op de veroorzaker.
Meer informatie: Stel de juiste vragen bij een ziekmelding
Geen (medische) informatie vastleggen of diagnose stellen
Uw werknemer heeft recht op zijn privacy. Hij hoeft zijn medische situatie niet te delen. Wil een werknemer er niets over kwijt, dan is dat zijn goed recht. Het is over het algemeen geen kwestie van onwil, iemand heeft er zo zijn redenen voor. Misschien schaamt hij zich bijvoorbeeld.
Vaak wil een zieke werknemer best vertellen wat er aan de hand is, maar dan nog mag u deze (medische) informatie niet vastleggen. Dat een werknemer verkouden is, of bijvoorbeeld rugklachten heeft, mag u dus net zo goed niet vastleggen als psychische klachten.
U mag als werkgever geen diagnose stellen, behandeling voorstellen of waardeoordeel uitspreken over de klachten die uw werknemer ervaart. Dat mag alleen de (bedrijfs)arts. Het is ook beter voor de vertrouwensband met uw zieke werknemer als u dit niet doet.
Wel: goed contact
Wat wel mag, en wat wij van harte aanbevelen, is om belangstellend contact te houden. Maak gezamenlijke afspraken wanneer en hoe u contact hebt met elkaar. Bespreek ook wie het initiatief neemt voor contact.
Rechten en plichten werkgever en werknemer
De Wet verbetering poortwachter stelt dat werkgever en werknemer samen verantwoordelijk zijn voor de re-integratie van een zieke werknemer. Volgens deze wet bent u als werkgever eindverantwoordelijk, uw werknemer is medeverantwoordelijk voor het eigen re-integratietraject.
Doel van de Wet verbetering poortwachter is dat uw werknemer via een tijdige en juiste aanpak zo snel en volledig mogelijk weer aan het werk kan. Zo kunt u langdurig verzuim en instroom in de WIA voorkomen.
Dag 1-8: Intake
Geeft u een ziekmelding door, dan starten we met een intake. Afhankelijk van uw contract verloopt dat digitaal (via de Digitale verzuimvoorspeller) of telefonisch. Hiervoor is het belangrijk dat we de juiste contactgegevens hebben van uw werknemer.
Tijdens de digitale of telefonische intake komt de achtergrond van de ziekmelding van uw werknemer aan bod. Op basis hiervan bepalen we het vervolg, bijvoorbeeld een spreekuur bij de (bedrijfs)arts.
Contact werkgever
Uw werknemer en u ontvangen altijd een schriftelijke terugkoppeling van de intake. U ontvangt beiden dezelfde informatie van ons. Uw vaste contactpersoon heeft gedurende de ziekmelding regelmatig contact met u.
Ziek uit dienst
Bij een werknemer met een dienstverband voor bepaalde tijd, kan het voorkomen dat het dienstverband afloopt tijdens de ziekteperiode. Breng ons hiervan tijdig op de hoogte. Als uw werknemer ziek uit dienst gaat, moet u namelijk een aantal dingen regelen. Zoals een ziekmelding bij het UWV op de laatste dag van het dienstverband. In een aantal gevallen moet u ook zorgdragen voor een re-integratieverslag. Wij helpen u graag om de benodigde documenten op tijd in orde te maken.
Dit kunt u verwachten van de intake
De intake helpt een inschatting te maken voor het traject. Voordeel van deze aanpak is dat een werknemer (indien nodig) op het optimale moment een oproep krijgt voor het spreekuur bij de (bedrijfs)arts. Zo kunnen wij eerder een aanpak op maat maken en weet u als werkgever al snel waar u aan toe bent. Dankzij de vroegtijdige inzet van een gerichte vervolgactiviteit, is de werknemer sneller en verantwoord weer aan het werk.
Is er belangrijke, aanvullende informatie rond de ziekmelding, dan adviseren wij om zelf, rechtstreeks contact op te nemen met uw vaste contactpersoon.
Telefonische intake
Is er gezien de afspraken die u met ons in uw contract heeft gemaakt sprake van een telefonische intake, dan belt uw vaste contactpersoon uw werknemer. Het is afhankelijk van uw contract op welke dag na de ziekmelding de vaste contactpersoon belt. Het is van belang dat uw werknemer bereikbaar is en dat wij de juiste contactgegevens hebben. Uw vaste contactpersoon bespreekt de achtergrond van de ziekmelding en het gewenste vervolg.
Is het mogelijk dat ArboNed geen contact opneemt met mijn werknemer?
We hebben de afspraak dat we altijd eerst de werknemer bellen. Alleen in echte uitzonderingssituaties doen we dat niet.
Unieke aanpak psychisch verzuim
Goed voor u om te weten, is dat wij een unieke aanpak hebben bij psychisch verzuim. Als er uit de intake klachten naar voren komen die gerelateerd kunnen worden aan psychische klachten, dan ontvangt de werknemer een aanvullende (digitale) vragenlijst.
In deze tweede vragenlijst beantwoordt uw werknemer gerichte vragen over de voorgeschiedenis en relevante omstandigheden rond zijn psychisch verzuim. De werknemer krijgt als hij de aanvullende vragenlijst heeft ingevuld een uitnodiging voor het spreekuur van de bedrijfsarts. Op die manier krijgt hij sneller de juiste begeleiding.
De rol van uw vaste contactpersoon
Bij ArboNed heeft u als werkgever altijd één vaste contactpersoon. Uw vaste contactpersoon:
- Is uw vaste aanspreekpunt;
- Ondersteunt u bij de re-integratie;
- Bewaakt continu de voortgang van het (deel)herstel;
- Communiceert actief met u, uw werknemer en de medisch professional over de meest effectieve route van verzuimmelding tot duurzame werkhervatting.
Uw vaste contactpersoon werkt onder taakdelegatie van de (bedrijfs)arts. De (bedrijfs)arts is altijd eindverantwoordelijk.
Re-integratie- en preventieadviseur of procesregisseur
Afhankelijk van uw contract noemen we de vaste contactpersoon bij ArboNed re-integratie en preventieadviseur of procesregisseur.
Heeft u een combicontract (een verzekering plus arbodienstverlening bij ArboNed), dan houdt uw vaste contactpersoon (de procesregisseur) ook actief contact met de verzekeraar. Hij kijkt bijvoorbeeld mee naar vergoedingsmogelijkheden en zorgt voor korte lijnen en proactieve advisering.
Waarom is er eerst contact met de vaste contactpersoon en niet direct met de (bedrijfs)arts?
Uw werknemer vult de digitale intake in, of bespreekt de reden van ziekmelding met uw vaste contactpersoon. Dat kan, doordat de vaste contactpersoon werkt onder taakdelegatie van de (bedrijfs)arts. Onze professionals kennen de richtlijnen vanuit de Wet verbetering poortwachter en andere geldende richtlijnen, zoals die van de Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde (NVAB) en STECR, het expertisecentrum voor het gehele domein van 'werk, zorg, en inkomen'. Ze kunnen dus inschatten welke vervolgactie het beste is voor uw werknemer. Op die manier kan de duur van het verzuim zo kort mogelijk blijven én voldoet u aan de Wet verbetering poortwachter. Dat scheelt tijd en geld.
Wanneer is er sprake van een vervolgcontact tussen mijn werknemer en de vaste contactpersoon?
Vaak is er geen directe aanleiding voor het maken van een afspraak met de (bedrijfs)arts. Bijvoorbeeld als uw werknemer naar verwachting binnen de poortwachtertermijn van 6 weken volledig kan hervatten. Uw vaste contactpersoon kan dan nog een contactmoment inplannen met uw werknemer. De vaste contactpersoon bespreekt tijdens zo'n vervolgcontact de stand van zaken en kijkt naar de mogelijkheden voor (volledige) werkhervatting. Uiteraard blijft uw vaste contactpersoon de poortwachtertermijn bewaken. Blijkt dat het verzuim toch langer zal duren dan verwacht, dan kan hij alsnog een spreekuur plannen bij de (bedrijfs)arts.
Week 6: Probleemanalyse
Na het eerste spreekuur van uw werknemer bij de (bedrijfs)arts of de praktijkondersteuner bedrijfsarts, stelt de (bedrijfs)arts in de meeste gevallen de Probleemanalyse op. Hierin staat onder andere beschreven welke beperkingen en mogelijkheden de werknemer heeft met betrekking tot zijn werk.
De Wet verbetering poortwachter schrijft voor dat de Probleemanalyse uiterlijk in de 6e ziekteweek is opgesteld. Beargumenteerd kan ArboNed hiervan afwijken.
Inhoud Probleemanalyse
De (bedrijfs)arts beschrijft in de Probleemanalyse onder andere de beperkingen en de mogelijkheden van uw werknemer. De analyse schat de kansen op werkhervatting in, geeft aan welke knelpunten er zijn en wat hiervoor de oplossingen zijn. Ook geeft de (bedrijfs)arts een richtinggevend advies. De Probleemanalyse vormt de basis voor het Plan van aanpak.
Adviesgesprek met uw vaste contactpersoon over Probleemanalyse en advies
Uw vaste contactpersoon belt u, als hij verwacht dat er een extra toelichting nodig is bij de Probleemanalyse en het advies van de (bedrijfs)arts. Uw contactpersoon:
- Bespreekt of de terugkoppeling duidelijk is voor u.
- Geeft uitleg over (het opstellen van) het Plan van aanpak.
- Bespreekt de adviezen en (waar relevant) de in te zetten interventies.
- Informeert – als de (bedrijfs)arts een interventie adviseert – over het financieringsverzoek en hoe het proces verder verloopt (als u via een verzuimverzekering bij ons bent aangesloten).
Bij vragen staat uw vaste contactpersoon altijd voor u klaar.
Privacy
In verband met privacywetgeving (de Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) ontvangt u van ons geen inhoudelijke en/of medische informatie over het gesprek tussen uw werknemer en onze (bedrijfs)arts. We informeren u als werkgever - binnen de bestaande wetgeving - wel over wat een werknemer wel en niet meer kan. Of er passend werk kan worden verricht en hoe lang het herstel naar verwachting duurt. En of er extra activiteiten nodig zijn om het herstel en de terugkeer naar werk te bespoedigen.
Spreekuur bij de (bedrijfs)arts
Tijdens het spreekuur gaat de (bedrijfs)arts of de praktijkondersteuner bedrijfsarts in gesprek met uw werknemer. Op basis hiervan geeft de (bedrijfs)arts een advies over de werkhervatting: wat is er wel/niet mogelijk? Het spreekuur is de eerste verplichte stap bij een ziekmelding volgens de Wet verbetering poortwachter.
Zo werkt de (bedrijfs)arts:
De (bedrijfs)arts is specialist op het gebied van gezondheid en werk. Hij is er voor werknemer én werkgever en brengt onafhankelijk advies uit. Hij heeft een medisch beroepsgeheim en moet zich houden aan verschillende privacyregels. In dit artikel staan alle taken en verantwoordelijkheden op een rij.
Is uw werknemer langer ziek?
Dan komt uw werknemer vaker op spreekuur bij de bedrijfsarts. De bedrijfsarts maakt na elke afspraak een terugkoppeling. Deze terugkoppelingen zijn adviezen in het re-integratietraject.
Praktijkondersteuner bedrijfsarts
De (bedrijfs)arts speelt een centrale rol in de verzuimbegeleiding. Maar een aantal taken kan de bedrijfsarts laten uitvoeren door andere gespecialiseerde professionals binnen de arbodienstverlening waaronder de praktijkondersteuner bedrijfsarts. Dat noemen we taakdelegatie.
Maatwerk
Per werknemer kan de bedrijfsarts bepalen of het wenselijk is in opdracht taken te delegeren aan de praktijkondersteuner bedrijfsarts, zoals het spreekuur en daaraan gerelateerde werkzaamheden. Hiermee ontstaat extra capaciteit in de spreekkamer, waardoor we sneller de juiste expertise kunnen inzetten en alle nodige stappen volgens de Wet verbetering poortwachter verantwoord en tijdig worden doorlopen. Ook krijgt de (bedrijfs)arts meer tijd voor de werkzaamheden die echt alleen hij mag uitvoeren.
De (bedrijfs)arts blijft betrokken
De (bedrijfs)arts blijft altijd betrokken bij de verzuimbegeleiding en preventieve onderzoeken en adviezen aan de werknemer. Het uitgangspunt is dat de (bedrijfs)arts, kort aansluit tijdens het spreekuur. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan bespreekt de praktijkondersteuner bedrijfsarts de bevindingen met de (bedrijfs)arts.
Belangrijk om te weten: de kwaliteit van zorg en de privacy van uw werknemer zijn hierbij geborgd.
De Probleemanalyse en het advies van de (bedrijfs)arts
De Probleemanalyse is gebaseerd op het spreekuur dat de (bedrijfs)arts of de praktijkondersteuner bedrijfsarts heeft gehad met uw werknemer. Hierin staat onder andere beschreven welke beperkingen en mogelijkheden de werknemer heeft met betrekking tot zijn werk.
Wij delen het schriftelijke verslag met u en uw werknemer. Hierin staat:
- Arbeidsongeschikt: ja/nee/gedeeltelijk
- Beperkingen en mogelijkheden in relatie tot functie
- Verwachte (langetermijn)doel
- Vervolgafspraak: ja/nee
- Eventueel: advies voor een interventie
Hoewel u geen inhoudelijke en/of medische informatie krijgt over het gesprek tussen uw werknemer en de bedrijfsarts, geeft de bedrijfsarts in de Probleemanalyse wel een richtinggevend advies. Hiermee kunnen uw werknemer en u afspraken maken over de mogelijke (eventueel gedeeltelijke) werkhervatting. De Probleemanalyse vormt de basis voor het Plan van aanpak dat u en uw werknemer gezamenlijk opstellen. Uw contactpersoon deelt bij de terugkoppeling van de Probleemanalyse een concept-Plan van aanpak, dat uw werknemer en u gezamenlijk, zelf kunnen invullen en ondertekenen.
Heeft u vragen over de terugkoppeling, dan kunt u contact opnemen met uw vaste contactpersoon.
Kan ik als werkgever ook iets doorgeven aan de (bedrijfs)arts?
U kunt als werkgever ook informatie doorgeven aan de (bedrijfs)arts, maar moet er rekening mee houden dat de (bedrijfs)arts niet alle informatie van uw werknemer met u kan delen. Dat heeft te maken met de privacywet. Uw vaste contactpersoon kan ook informatie voor u doorgeven aan de (bedrijfs)arts. Houd er rekening mee dat de (bedrijfs)arts de informatie die u deelt, moet opnemen in het dossier van de werknemer. Mogelijk krijgt uw werknemer deze informatie te lezen of te horen.
Wat zijn de vervolgstappen na de Probleemanalyse?
Binnen twee weken na de Probleemanalyse stelt u met uw werknemer het Plan van aanpak op. Dat vereist de Wet verbetering poortwachter, maar is vooral in het belang van u en uw werknemer. Doel van het Plan van aanpak is namelijk een spoedige, verantwoorde re-integratie, zodat uw werknemer snel en duurzaam weer aan het werk kan. Uw vaste contactpersoon staat u gedurende alle wettelijke stappen bij, ook nu. Als hij inschat dat een extra toelichting nodig is, belt uw vaste contactpersoon u een aantal dagen nadat de Probleemanalyse is opgesteld. Hij bespreekt de terugkoppeling met u en geeft handvatten voor het opstellen van het Plan van aanpak.
Wanneer moet het Plan van aanpak af zijn?
Het is wettelijk bepaald dat uw werknemer en u samen, binnen twee weken na het opstellen van de Probleemanalyse en advies (maar uiterlijk in de 8e ziekteweek) afspraken vastleggen in het Plan van aanpak. Doel is een spoedige re-integratie, zodat uw werknemer - waar mogelijk - snel en duurzaam weer aan het werk kan.
Deelherstel en loonwaarde
Als uw werknemer van de (bedrijfs)arts weer langzaamaan mag re-integreren, maakt u hier als werkgever met uw werknemer afspraken over. U gebruikt het opbouwschema van de (bedrijfs)arts als leidraad.
Voor uw verzuimadministratie en inkomensverzekering moet u weten wat het ziekteverzuimpercentage is. Dus: voor hoeveel procent is de werknemer hersteld en wat is de daaraan gekoppelde loonwaarde?
Loonwaarde
De waarde die u toekent aan het werk dat uw werknemer doet, noemen we loonwaarde. Daarbij gaat het niet alleen om tijd, maar ook om het tempo en de productiviteit. Als uw werknemer bijvoorbeeld langzamer werkt, minder kan opleveren, of een lagere kwaliteit levert, dan neemt u dat mee in de berekening.
Een voorbeeld: een orderpikker werkt normaal gesproken 40 uur per week, waarbij hij per uur 50 orders pikt. Tijdens zijn re-integratietraject mag hij 20 uur per week werken. Het lukt hem echter niet om ook nu 50 orders per uur te pikken. Het zijn er maar 25. Zijn daadwerkelijke deelherstel is dan ook geen 50%, maar slechts 25%.
U kunt zich voorstellen dat het in het geval van een orderpikker nog relatief gemakkelijk is om het deelherstel en de bijbehorende loonwaarde vast te stellen. Maar wat nu als het werk van uw medewerker niet in van die duidelijke getallen te vangen is? Of als hij (tijdelijk) alleen aangepaste werkzaamheden kan doen?
Een loonwaardemeting moet heel zorgvuldig gebeuren, want er zijn veel verschillende facetten om rekening mee te houden. Een arbeidsdeskundige of uw vaste contactpersoon kan met u meedenken over de afweging van de toe te passen loonwaarde. ArboNed kan geen uitspraak doen over het percentage zelf. U heeft als werkgever het beste zicht op de dagelijkse werkzaamheden van uw werknemer en de mate waarin hij deze tijdens zijn re-integratietraject kan uitoefenen.
Heeft u hulp nodig bij het vaststellen van het deelherstel en de bijbehorende loonwaarde, dan adviseren wij u een loonwaarde-expert in de arm te nemen.
Deelherstel
Is er sprake van loonwaarde, dan is er sprake van deelherstel: uw werknemer is gedeeltelijk hersteld. Dat moet u als werkgever doorvoeren in het verzuimportaal Vandaag of het portaal van uw verzekeraar. Het is belangrijk dat u het deelherstel tijdig en juist doorvoert. Op die manier zorgt u voor een goede dossieropbouw en is de status van de ziekmelding op elk moment duidelijk.
Waar kan ik deelherstel melden?
Als er sprake is van deelherstel en u heeft een verzuimverzekering, dan moet u het deelherstel doorgeven in het portaal van uw verzekeraar. Voert u het deelherstel niet op tijd door, dan neemt uw vaste contactpersoon contact met u op met het verzoek het deelherstel alsnog door te voeren. Soms voert uw contactpersoon het deelherstel daarna zelf door (in overleg met u als werkgever) en informeert hij ook de verzekeraar.
Week 8: Plan van aanpak
U schrijft het Plan van aanpak samen met uw werknemer. De Probleemanalyse en het advies van de (bedrijfs)arts vormen hiervoor de basis. ArboNed heeft een praktisch invulformat voor u.
Download invulformat Plan van aanpak
Waarom een Plan van aanpak?
De Wet verbetering poortwachter verplicht u als werkgever om er samen met uw werknemer en de arbodienst voor te zorgen dat uw zieke werknemer zo snel mogelijk en verantwoord weer aan het werk kan. U heeft een actieve rol bij de re-integratie van uw werknemer en uw werknemer moet hieraan meewerken. Het Plan van aanpak maakt hier onderdeel van uit. Het is wettelijk bepaald dat uw werknemer en u samen, binnen twee weken na Probleemanalyse en advies (maar uiterlijk in de 8e ziekteweek) het Plan van aanpak opstellen. Zo werkt u actief, samen aan de re-integratie van uw zieke werknemer.
Dit zet u erin
In het Plan van aanpak legt u afspraken vast over het doel van de re-integratie en hoe uw werknemer dit doel het beste kan bereiken. U beschrijft wat (activiteit) u of uw werknemer (wie) vanaf wanneer (planning) gaat doen. Neem géén medische informatie op in het Plan van aanpak (aard van de klachten of type behandelaar). Dat mag niet vanwege privacywetgeving. Ook niet als uw werknemer die informatie vrijwillig deelt.
Het is altijd verplicht een Plan van aanpak op te stellen én het Plan van aanpak is geen statisch document. Iedere 4 tot 6 weken bepalen uw werknemer en u of het Plan van aanpak nog actueel is.
Is een Plan van aanpak altijd verplicht?
U bent vanuit de Wet verbetering poortwachter verplicht binnen twee weken na Probleemanalyse en advies (maar uiterlijk in de 8e ziekteweek) een Plan van aanpak te hebben. Het UWV en eventueel uw verzekeraar controleren of u (op tijd) een Plan van aanpak heeft. Zo niet, dan kunnen zij sancties opleggen.
Mijn werknemer kan nog niet werken, moet er dan een Plan van aanpak zijn?
Ja, er moet altijd een Plan van aanpak worden opgesteld, juist als uw werknemer nog helemaal niet kan werken. Het Plan van aanpak kan dan beknopter zijn. U legt bijvoorbeeld afspraken vast over hoe vaak en op welke manier u contact houdt met elkaar.
Hoe kan ik een Plan van aanpak opstellen als mijn werknemer geen contact opneemt?
Als uw werknemer niet meewerkt aan het opstellen van het Plan van aanpak, heeft u de verantwoordelijkheid om de benodigde ‘prikkelende maatregelen’ te nemen om uw werknemer toch te stimuleren mee te werken. Denk bijvoorbeeld aan:
- Het aanspreken van uw werknemer op zijn plicht om mee te werken aan redelijke re-integratievoorschriften.
- Officieel waarschuwen.
- Het UWV verzoeken een deskundigenoordeel af te geven.
- Of, in het uiterste geval en in overleg met een arbeidsjurist, opschorten en/of stopzetten van het loon.
Plan van aanpak: van en voor wie
De verantwoordelijkheid voor het Plan van aanpak ligt bij u als werkgever en bij uw werknemer. Dat is wettelijk zo bepaald. ArboNed kan het Plan van aanpak niet voor u maken. Wij kunnen u er uiteraard wel bij helpen. Uw vaste contactpersoon belt u hierover nadat de Probleemanalyse is opgesteld.
Voor wie is het Plan van aanpak?
Het Plan van aanpak is voor uw eigen verzuimdossier en voor dat van uw werknemer. ArboNed ontvangt graag een kopie om de afspraken te kunnen volgen.
Plan van aanpak bij een tijdelijk contract
Heeft uw werknemer een tijdelijk contract en gaat hij ziek uit dienst, dan komt de toets vanuit het UWV eerder. Het is dus belangrijk om de wettelijke deadlines goed in de gaten te houden. Uw vaste contactpersoon ondersteunt u hierbij.
Gaat uw werknemer met een tijdelijk arbeidscontract ziek uit dienst, dan moet u als werkgever uw werknemer ziek uit dienst melden bij het UWV. Het UWV kan om een re-integratieverslag vragen waarvan het Plan van aanpak onderdeel is. Het UWV beoordeelt onder andere op basis van het verslag of u voldoende heeft gedaan aan de re-integratie van de werknemer die ziek uit dienst gaat. Vindt het UWV dat u hieraan onvoldoende heeft gedaan, dan kunt u een boete krijgen.
Het re-integratieverslag bij een tijdelijk contract
- Uw werknemer was toen hij nog bij u in dienst was 10 weken of langer ziek: u en de (bedrijfs)arts schrijven een volledig re-integratieverslag.
- Uw werknemer was 6 tot 10 weken ziek: u en de (bedrijfs)arts schrijven een verkort re-integratieverslag.
- Uw werknemer was korter dan 6 weken ziek: de (bedrijfs)arts schrijft geen re-integratieverslag.
Wat staat er in het Plan van aanpak?
Wel:
In het Plan van aanpak legt u afspraken vast over het doel van de re-integratie en hoe uw werknemer dit doel het beste kan bereiken. U beschrijft wat (activiteit) u of uw werknemer (wie) vanaf wanneer (planning) gaat doen. En u benoemt samen een casemanager die het Plan van aanpak begeleidt en controleert, bij voorkeur iemand die ook bij u werkt. In de meeste gevallen vervult de directe leidinggevende van de zieke werknemer die rol.
Niet:
U bent niet verplicht om alles in te vullen in het concept-Plan van aanpak. Mogelijk zijn niet alle onderdelen relevant voor de situatie waar uw werknemer en u zich in bevinden. Zet in ieder geval géén medische informatie in het Plan van aanpak, ook niet als uw werknemer die informatie vrijwillig met u deelt. Dat mag niet vanwege privacywetgeving.
Hoe zit het als werkhervatting nog niet mogelijk is?
Is werkhervatting is nog niet mogelijk, dan is het van belang vervolgafspraken vast te leggen in het Plan van aanpak. Bijvoorbeeld over hoe vaak en hoe u contact houdt met elkaar en over eventuele mogelijkheden gericht op de toekomst.
Wat moet ik melden als werkhervatting wel (gedeeltelijk) mogelijk is?
Vermeld (wanneer relevant):
- Vanaf welke datum uw werknemer het werk hervat en voor hoeveel uren.
- Het ‘percentage deelherstel’. Dit percentage is de verhouding tussen de loonwaarde van het passende werk afgezet tegen de normale loonwaarde.
- De afspraken die u maakt over opbouw, vanuit een concreet opbouwschema met een heldere beschrijving van de taken en de afspraken die u hierover samen maakt.
- In te zetten interventies.
- Wanneer uw werknemer weer volledig aan de slag kan.
Bijvoorbeeld:
"Werknemer start 2 x 4 uur per werkweek op de afdeling transport zonder tijdsdruk, we voeren een werkplekonderzoek uit, werknemer zoekt aanvullende behandeling.”
Wat wordt er in het Plan van aanpak bedoeld met “werkgerelateerde factoren”?
Het verzuim kan te maken hebben met het werk. De werkruimte bijvoorbeeld, of de fysieke belasting van de werknemer. Denk ook aan: werktijden, de hoeveelheid werk, onduidelijkheid over de functie, of een gebrek aan controle. Deze werkgerelateerde factoren zijn over het algemeen minder eenvoudig op te lossen dan praktische obstakels. In veel gevallen kan een arbeids- en organisatiedeskundige u hierbij ondersteunen.
Er zijn praktische obstakels om het eigen werk te kunnen doen, wat nu?
Praktische obstakels zijn over het algemeen sneller of makkelijker aan te pakken dan de werkgerelateerde factoren. Voorbeelden van praktische obstakels om het eigen werk uit te voeren zijn bijvoorbeeld: geen mogelijkheid om op werk te komen, geen beschikking over een goede bureaustoel, geen mogelijkheden voor rustmomenten, etc. Houd er rekening mee dat u deze obstakels waar mogelijk moet oplossen. Weet u niet hoe, neem dan contact op met uw vaste contactperspoon. Kan uw medewerker (tijdelijk) niet op locatie werken, bijvoorbeeld in verband met maatregelen rond het coronavirus, dan kan uw werknemer mogelijk vanuit huis werken. Zie voor meer informatie onze tips voor thuiswerken.
Wat wordt er in het Plan van aanpak bedoeld met “obstakels in de arbeidsrelatie”?
Mogelijk ervaart uw werknemer een obstakel vanwege een meningsverschil, omdat u onvoldoende begrip heeft voor elkaars situatie, u het niet eens bent over de werkzaamheden, of omdat er problemen zijn in de samenwerking (tussen collega’s). Houd er rekening mee dat u deze obstakels waar mogelijk moet oplossen. Als u er onderling niet uitkomt, kunt u contact opnemen met uw vaste contactpersoon en/of bijvoorbeeld een onpartijdige derde inschakelen, zoals bedrijfsmaatschappelijk werk of een mediator.
Hoe moet ik het einddoel beschrijven in het Plan van aanpak?
Het einddoel in het Plan van aanpak kan afwijken van het medische einddoel dat de (bedrijfs)arts formuleert. De (bedrijfs)arts bepaalt of iemand medisch gezien in staat is om zijn/haar werk te hervatten of ander passend werk te doen. Naast deze medische argumentatie, kunnen er andere redenen zijn om te kiezen voor een ander verwacht einddoel. Die kunnen bijvoorbeeld te maken hebben met praktische zaken, het functioneren en/of loopbaanontwikkeling.
De casemanager
Is een van uw werknemers ziek? Dan zorgt een casemanager ervoor dat iedereen zijn afspraken nakomt voor een voorspoedige re-integratie van uw werknemer. De casemanager kan de leidinggevende zijn van de medewerker, een collega van bijvoorbeeld de HR-afdeling, of een professional van uw arbodienst. Bij langdurend verzuim zijn er vaak meerdere casemanagers betrokken. Lees hier alles over de verschillende rollen en de bijbehorende verantwoordelijkheden.
De casemanager in uw bedrijf
Als het in het Plan van aanpak gaat over ‘de casemanager’, dan is dat de persoon in uw bedrijf die u en uw werknemer samen aanwijzen als contactpersoon voor het begeleiden en controleren van het verzuimdossier. Vaak is het de directe leidinggevende van de zieke werknemer.
Bij kort verzuim
De direct leidinggevende van uw werknemer treedt vaak op als verzuimbegeleider. Hij kent de medewerker, de situatie en de werkomgeving het best. Veruit de meeste zieke werknemers zijn binnen een week weer beter, dus meestal volstaat deze begeleiding.
Als het verzuim langer duurt
Herstelt uw werknemer niet binnen een paar weken, dan is het prettig als u een casemanager heeft met meer ervaring in het begeleiden van verzuimprocessen. Bijvoorbeeld een HR-medewerker, een casemanager bij u in loondienst, of een externe casemanager. De directe leidinggevende kan betrokken blijven bij het Plan van aanpak en als casemanager optreden als contactpersoon voor de werknemer.
Vaste contactpersoon ArboNed en Plan van aanpak
Uw vaste contactpersoon bij ArboNed kunt u niet in het Plan van aanpak benoemen als casemanager. Hij is er wel voor u en uw werknemer. Uw vaste contactpersoon begeleidt u als werkgever en adviseert over het verzuim en het proces. Daarnaast werkt uw vaste contactpersoon als verlengde arm van de (bedrijfs)arts (taakdelegatie).
De ontzorgcasemanager vanuit de MKB verzuim-ontzorgverzekering
Klanten met een MKB verzuim-ontzorgverzekering krijgen een ontzorgcasemanager toegewezen, die u wel als casemanager in het Plan van aanpak kunt benoemen. ArboNed zet hiervoor regionaal werkende casemanagers in.
Hulp van onze professionals
U speelt als werkgever (samen met de directe leidinggevenden) een belangrijke rol in het verlagen en voorkomen van verzuim, maar u staat hierin niet alleen. De arboprofessionals helpen u het verzuim binnen uw bedrijf zoveel mogelijk te beperken. De (bedrijfs)arts en uw vaste contactpersoon adviseren u hierover. Hier kunt u alvast in het kort over de belangrijkste arbodeskundigen lezen wat zij voor u kunnen betekenen:
Evaluatie en bijstelling Plan van aanpak
Vanaf week 8 tot week 104
Het Plan van aanpak is een momentopname. Uw werknemer en u zorgen ervoor dat het Plan van aanpak altijd actueel is. Als dat nodig is, past u het Plan van aanpak aan. Hiervoor houdt u goed onderling contact. Ons advies is om elkaar minimaal elke zes weken te spreken. Als blijkt dat de gemaakte afspraken en het geformuleerde einddoel in uw Plan van aanpak niet meer realistisch zijn, is een bijstelling noodzakelijk. Ook voor de bijstelling van het Plan van aanpak heeft ArboNed een praktisch invulformat voor u.
Download invulformat Bijstelling Plan van aanpak
Rol ArboNed
Uw vaste contactpersoon bij ArboNed heeft ook regelmatig contact met uw werknemer over het verloop van de re-integratie. Daarnaast kan de (bedrijfs)arts zelf afspraken inplannen om de voortgang in de gaten te houden. Dit doet hij op basis van zijn medische kennis en verwachting van het ziekteverloop. Zo kan hij ervoor kiezen de vaste contactpersoon het gesprek te laten voeren (bijvoorbeeld bij een gebroken been).
Moet ik na elk spreekuur het Plan van aanpak bijstellen?
Het is niet nodig om na ieder spreekuur en evaluatie een nieuw bijstellingsdocument te maken. Een bijstelling op het Plan van aanpak is alleen noodzakelijk als het geformuleerde einddoel tussendoor wijzigt, bijvoorbeeld als de belastbaarheid van de werknemer verslechterd of verbeterd.
Verandert er iets aan de situatie, bijvoorbeeld aan de mogelijkheden van uw werknemer of de omstandigheden binnen uw organisatie? Wacht de volgende afspraak met de (bedrijfs)arts niet af, maar stel het Plan van aanpak direct bij.
Controle en toetsing
UWV en eventueel uw verzuimverzekeraar controleren of u een Plan van aanpak en eventuele bijstellingen heeft opgesteld. Als u niet op tijd voldoet aan deze verplichting, kunt u een sanctie krijgen. Indien het tot een WIA-beoordeling komt of een werknemer gaat ziek uit dienst, dan toets het UWV of het Plan van aanpak onderdeel is van het re-integratiedossier.
Vanaf week 26: Opvragen medische informatie
Om tot een medisch objectief oordeel te komen, baseert de (bedrijfs)arts zich eerst op zijn eigen bevindingen en expertise. Soms is het nodig om daarnaast medische informatie op te vragen bij behandelaren van uw werknemer. Incidenteel gebeurt dit al vóór week 26.
De (bedrijfs)arts kan medische informatie opvragen bij behandelaren zoals de huisarts of de specialist in het ziekenhuis. Bijvoorbeeld als de medische situatie van uw werknemer complex is, of de arbeidsongeschiktheid langdurig. Uw werknemer moet hier toestemming voor geven.
De arbodienst mag alleen informatie inwinnen over de huidige medische situatie, met een concrete vraagstelling. In verband met de privacy van uw werknemer. De informatie valt onder het medisch beroepsgeheim.
Wij stellen u er niet (vooraf) van op de hoogte als wij medische informatie opvragen bij de zogenoemde curatieve sector. De kosten ervan komen voor rekening van u als werkgever.
Mijn werknemer wil niet dat de (bedrijfs)arts medische informatie opvraagt, wat nu?
Dit doet de (bedrijfs)arts
De (bedrijfs)arts legt uw werknemer uit waarom hij deze informatie nodig heeft, namelijk:
- om meer inzicht te krijgen in de medische oorzaken van de arbeidsongeschiktheid;
- en om een goed dossier te kunnen overhandigen aan het UWV, mocht het tot een WIA-beoordeling komen.
Ook vertelt hij aan uw werknemer dat hij de Wet verbetering poortwachter hiermee volgt. Verwachting vanuit die wet is dat de (bedrijfs)arts nagaat wat de resultaten zijn van onderzoeken en behandelingen in de medische sector.
Geeft uw werknemer nog steeds geen toestemming aan de (bedrijfs)arts om medische informatie op te vragen, dan laat de (bedrijfs)arts u weten dat hij informatie mist voor een goede beoordeling van arbeidsongeschiktheid. Hij mag u vanwege privacywetgeving niet laten weten dat een werknemer niet wil meewerken aan het opvragen van medische informatie.
Dit kunt u doen
Zodra u weet dat er informatie mist, kunt u uw werknemer officieel waarschuwen. Bij het UWV kunt u een deskundigenoordeel aanvragen om na te gaan of uw werknemer er genoeg aan doet om weer aan het werk te kunnen. Het kan zijn dat er sprake blijkt van ‘een belemmering van de re-integratie’. In het uiterste geval, en in overleg met een arbeidsjurist, kunt u het loon van uw werknemer opschorten of stopzetten.
Vanaf week 42: Arbeidsdeskundig onderzoek
De Wet verbetering poortwachter noemt het arbeidsdeskundig onderzoek niet expliciet. Deze wet verplicht u wel om te (laten) onderzoeken hoe uw werknemer het beste duurzaam kan re-integreren. Meestal schakelen werkgevers hiervoor een arbeidskundige in. De (bedrijfs)arts maakt hiervoor een verwijzing, formuleert de vraagstelling en stelt de Lijst arbeidsmogelijkheden en beperkingen (LAB) op.
De arbeidsdeskundige onderzoekt de re-integratiemogelijkheden van uw werknemer. Dit doet hij op basis van de bevindingen en adviezen van de (bedrijfs)arts zoals weergegeven in de Lijst arbeidsmogelijkheden en beperkingen (LAB), gesprekken met u en uw werknemer en (eventueel) door de werkplek te bekijken.
Vier vragen die in het arbeidsdeskundig onderzoek aan bod komen:
- Kan de werknemer het eigen werk bij de eigen werkgever uitvoeren?
- Zo nee, is het eigen werk met behulp van aanpassingen passend te maken?
- Zo nee, kan de werknemer ander werk bij de eigen werkgever uitvoeren?
- Zo nee, zijn er mogelijkheden om de werknemer naar ander werk bij een andere werkgever te begeleiden en is een vervolgtraject noodzakelijk?
Wat als ik geen arbeidsdeskundig onderzoek laat doen?
Het UWV beoordeelt in het kader van de WIA-aanvraag de re-integratie-inspanningen van u en uw werknemer. Als u geen arbeidsdeskundig onderzoek laat uitvoeren, kan het UWV dat beoordelen als 'onvoldoende re-integratie-inspanningen'. Dan moet u mogelijk maximaal één jaar langer het loon doorbetalen (loonsanctie).
Wanneer adviseren wij u om een arbeidsdeskundigonderzoek uit te laten voeren?
Als uw werknemer langdurig (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt is, is een arbeidsdeskundig onderzoek aan de orde. In de praktijk wordt dit vaak rond het einde van het eerste ziektejaar ingezet. Er zijn situaties waarbij het arbeidsdeskundig onderzoek niet, of juist eerder nodig is:
Eerder een arbeidsdeskundig onderzoek:
- Als al snel na de ziekmelding duidelijk is, dat terugkeer in het eigen werk niet meer lukt.
- Als iemand frequent kortdurend verzuimt. Een arbeidsdeskundige brengt dan in kaart welke factoren een rol spelen bij het verzuim, om zo langdurig verzuim te voorkomen.
Geen arbeidsdeskundig onderzoek:
- Als de ziekte van de werknemer in een terminale fase is.
- Als uw werknemer na het eerste jaar bijna hersteld is.
- Als de (bedrijfs)arts aangeeft dat het geen toegevoegde waarde heeft. Bijvoorbeeld als een medische ingreep met herstelperiode is ingepland. Na de herstelperiode wordt dan opnieuw gekeken of een arbeidsdeskundig onderzoek nodig is. Deze situatie vereist altijd goed overleg tussen de (bedrijfs)arts, arbeidsdeskundige en uw vaste contactpersoon. De (bedrijfs)arts legt het schriftelijk vast in een terugkoppeling.
Hoe werkt de arbeidsdeskundige?
De arbeidsdeskundige geeft advies over de arbeidsmogelijkheden en -beperkingen van uw werknemer. Een arbeidsdeskundige werkt in het arbeidsdeskundig onderzoek samen met de (bedrijfs)arts. Uiteraard volgen zij de privacywetgeving en leven ze het medisch beroepsgeheim na. In het onderzoeksrapport staan de conclusies van de arbeidsdeskundige en advies over de nodige vervolgstappen. U en uw werknemer ontvangen het rapport allebei. De kosten voor het arbeidsdeskundig onderzoek komen voor rekening van u als werkgever.
Na het arbeidsdeskundig onderzoek
Na het onderzoek zijn er drie opties:
- Uw werknemer blijft bij u werken in het eigen werk, in het eigen werk met aanpassingen of in een andere functie (het zogenoemde ‘spoor 1’).
- Uw werknemer gaat op zoek naar werk bij een andere werkgever (het zogenoemde ‘tweede spoor’ of ‘spoor 2’).
- De insteek is dat uw werknemer bij u blijft werken (met aanpassingen, of in een andere functie), maar omdat hij op dat moment niet inzetbaar is in uw onderneming is het zaak ook te kijken naar werk buiten de eigen werkgever (het zogenoemde ‘tweesporenbeleid’).
Spoor 1
Als het advies is dat uw werknemer in uw onderneming blijft werken, moet uw werknemer dit accepteren. Hij is namelijk verplicht om passend werk te aanvaarden, tenzij aanvaarding om redenen van lichamelijke, geestelijke of sociale aard niet van hem kan worden verwacht. In dat geval moet hij dat duidelijk beargumenteren. Het is aan u om passend werk aan te bieden aan uw werknemer. Als u hiervan afwijkt, moet u dit goed onderbouwen en bovendien vastleggen in het Plan van aanpak. Doet u dat niet, dan riskeert u een loonsanctie (zie WIA-beschikking).
Voorbeeld van re-integratie spoor 1
Spoor 2
Is het advies dat uw werknemer op zoek gaat naar werk bij een andere werkgever, dan is het uw verantwoordelijkheid om hier samen met uw werknemer mee aan de slag te gaan. U kunt een re-integratiebureau inschakelen dat mensen met een beperking helpt om ander (passend) werk te vinden. Uw vaste contactpersoon kan u adviseren over verschillende re-integratiebureaus. ArboNed is een arbodienst en is zodoende na het arbeidsdeskundig onderzoek niet meer inhoudelijk betrokken bij het zoeken naar werk buiten de onderneming.
Voorbeeld van re-integratie spoor 2
Tweesporenbeleid
U kunt gelijktijdig intern en extern activiteiten opstarten: een tweesporenbeleid. Dat adviseren we over het algemeen als onduidelijk is of een werknemer duurzaam zal re-integreren in het eigen werk, of als onduidelijk is of er intern structureel ander passend werk is voor uw werknemer. U bekijkt dan samen met uw werknemer de mogelijkheden in eigen werk of aangepaste werkzaamheden binnen uw bedrijf en daarnaast de mogelijkheden naar werk buiten de eigen werkgever. Via het tweesporenbeleid benut u de re-integratietijd goed.
Moet ik altijd een re-integratiebureau inschakelen?
U bent niet verplicht een re-integratiebureau in te schakelen. Het UWV kan het wel zien als 'onvoldoende re-integratie-inspanningen' in kader van de WIA-aanvraag (loonsanctie), als u het niet doet.
Week 42: Verzuimmelding bij het UWV
Is uw werknemer na 42 weken nog niet (volledig) aan de slag, dan moet u de ziekmelding doorgeven aan het UWV. Uw vaste contactpersoon regelt dit voor u.
Rond de 44e ziekteweek van uw werknemer ontvangt u van het UWV een brief over de Eerstejaarsevaluatie. Hierin staat ook informatie over de verdere re-integratieactiviteiten die het UWV van u verwacht. Uw werknemer krijgt hiervan een kopie.
Geen brief ontvangen? Neem dan contact op met het UWV.
Meldt ArboNed mijn werknemer ook beter bij het UWV?
Is uw werknemer weer (volledig) aan het werk? Dan meldt u dat zelf bij het UWV. Dat doet u via het werkgeversportaal. Hoewel wij de ziekmelding voor u doorgeven aan het UWV, geven wij de hersteldmelding dus niet voor u door aan het UWV.
Week 52: (Eerstejaars)evaluatie
Als uw werknemer bijna een jaar ziek is, vult u met uw werknemer de (Eerstejaars)evaluatie van het UWV in. ArboNed plant voorafgaand aan de (Eerstejaars)evaluatie een spreekuur in bij de (bedrijfs)arts.
De (Eerstejaars)evaluatie is een document dat u samen met uw werknemer invult en downloadt op de website van het UWV. In het document beschrijft u samen met uw werknemer hoe de re-integratie vooralsnog is verlopen. Hiervoor kunt u de terugkoppeling van het spreekuur van de (bedrijfs)arts gebruiken.
Plan van aanpak en (Eerstejaars)evaluatie
Tijdens de evaluatie bespreekt u of de afspraken uit het Plan van aanpak nog voldoen. U heeft een goede basis voor het (Eerstejaars)evaluatieformulier als het Plan van aanpak actueel is en u het regelmatig heeft besproken met uw werknemer. Voldoen de afspraken in het Plan van aanpak niet? Stel het dan bij en leg dit vast in de (Eerstejaars)evaluatie.
(Eerstejaars)evaluatie en WIA-aanvraag
Uw werknemer ontvangt van u een kopie van de (Eerstejaars)evaluatie. Hij heeft het document nodig als hij na twee jaar verzuim een WIA-aanvraag doet. Uw vaste contactpersoon bij ArboNed ontvangt ook graag een exemplaar. U hoeft de (Eerstejaars)evaluatie (nog) niet op te sturen naar het UWV.
Eerstejaarsevaluatie door (bedrijfs)arts
De (bedrijfs)arts heeft een grote rol in het re-integratietraject. Het is dus logisch dat hij betrokken is bij de (Eerstejaars)evaluatie van het UWV.
Eerstejaarsevaluatie (bedrijfs)arts vs UWV
Wij plannen voor uw werknemer een Eerstejaarsevaluatie in bij de (bedrijfs)arts, niet te verwarren met het (Eerstejaars)evaluatieformulier van het UWV. Tijdens dit spreekuur blikt de (bedrijfs)arts met uw werknemer terug op het eerste jaar verzuim en kijken ze samen vooruit. We noemen dit vaak een ‘opschudmoment’.
Terugkoppeling
U en uw werknemer krijgen van het spreekuur een terugkoppeling, die u kunt gebruiken om samen de (Eerstejaars)evaluatie van het UWV in te vullen. Als uw contactpersoon onduidelijkheden verwacht, licht hij de terugkoppeling telefonisch toe. Hij:
- bespreekt of de terugkoppeling duidelijk is voor u.
- geeft uitleg over (het opstellen van) de (Eerstejaars)evaluatie.
- bespreekt de adviezen en - waar relevant - de in te zetten interventies.
- licht - als de (bedrijfs)arts een interventie adviseert - het financieringsverzoek toe en hoe het proces verder verloopt.
Week 88: WIA-aanvraag voorbereiden
Werknemers die 35% of meer arbeidsongeschikt zijn, komen in aanmerking voor een WIA-uitkering. Het UWV stuurt uw werknemer vanaf 88 weken ziekte een brief waarin staat dat hij een WIA-aanvraag kan indienen.
Let op: ook als uw werknemer geen brief ontvangt, is hij ervoor verantwoordelijk dat hij de WIA-aanvraag op tijd doet. Hij vraagt de WIA-uitkering uiterlijk aan in de 93e ziekteweek (1 jaar en 9 maanden).
De Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA)
De WIA is bedoeld om mensen zoveel mogelijk te laten deelnemen aan het arbeidsproces. Uitgangspunt is dan ook om te kijken naar de mogelijkheden in plaats van de beperkingen en binnen de mogelijkheden geschikt werk te vinden of te behouden (ofwel 'de restverdiencapaciteit benutten'). De voorloper van de WIA was de Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO). Als iemand door ziekte niet, of minder kan werken en daardoor minder gaat verdienen, regelt deze wet dat diegene toch inkomen ontvangt.
De stukken voor de WIA-aanvraag
Zorg ervoor dat uw werknemer uiterlijk in week 91 kopieën krijgt van de volgende documenten uit het re-integratieverslag:
- Probleemanalyse en eventuele bijstellingen (Bijstelling probleemanalyse)
- Plan van aanpak
- (Eerstejaars)evaluatie
- Actueel oordeel (bedrijfs)arts*
- Eindevaluatie
*Het 'Actueel oordeel (bedrijfs)arts' krijgen uw werknemer en u via ArboNed. Hierin vat de (bedrijfs)arts op medisch gebied het dossier samen van de afgelopen twee jaar. Uw werknemer ontvangt daarnaast het document 'Medische informatie' van de (bedrijfs)arts.
Eindevaluatie
U vult de Eindevaluatie uiterlijk twee weken voor de WIA-aanvraag in, samen met uw werknemer. De Eindevaluatie omschrijft de actuele stand van zaken van de re-integratie. U baseert zich hiervoor op het Actueel oordeel van de (bedrijfs)arts. Uw werknemer krijgt een kopie van de Eindevaluatie.
Rol van ArboNed
Uw vaste contactpersoon neemt voor de WIA-aanvraag contact op met u en uw werknemer. Aan bod komen de benodigde documenten, het aanleveren van de documenten bij het UWV en de voorbereiding van uw werknemer op een gesprek bij het UWV.
Week 91: Eindevaluatie
In week 91 geeft u in de Eindevaluatie van het UWV aan wat de stand van zaken is van de re-integratie. U vult de Eindevaluatie ook in op het moment dat uw werknemer uit dienst gaat. U vindt het formulier Eindevaluatie van het UWV hier.
Invullen Eindevaluatie
Is uw werknemer ruim anderhalf jaar ziek? Dan kan hij een WIA-uitkering aanvragen bij het UWV. Om te beoordelen of hij zo'n uitkering kan krijgen, heeft het UWV informatie nodig. Die informatie geeft u door via het formulier Eindevaluatie. U baseert zich hiervoor op het Actueel oordeel van de (bedrijfs)arts. U vult het formulier op de computer in en ondertekent het beiden. Uw werknemer ontvangt een kopie van de Eindevaluatie. Hij bewaart die voor zijn eigen administratie. Heeft u vragen over het invullen van de Eindevaluatie, kunt u deze altijd stellen aan uw vaste contactpersoon.
Week 93: WIA-aanvraag
Uw werknemer is verantwoordelijk voor de WIA-aanvraag bij het UWV. Hij doet dit uiterlijk in de 93e ziekteweek (1 jaar en 9 maanden na de eerste ziektedag). Hij vraagt de WIA-uitkering online aan, hiervoor heeft uw werknemer een DigiD-inlogcode nodig.
Let op: als uw werknemer geen DigiD-inlogcode heeft, moet hij deze aanvragen. Het kan enkele dagen duren voor hij de code ontvangt. Na activatie van de DigiD kan uw werknemer de WIA-uitkering aanvragen.
Na de online aanvraag stuurt uw werknemer het document 'Medische informatie' per post naar het UWV. Hij vindt de adresgegevens hier. Dit moet uiterlijk één dag nadat de WIA-uitkering online is aangevraagd.
Werkgever uploadt het re-integratieverslag
U als werkgever levert het re-integratieverslag online aan bij het UWV. Dit doet u via het werkgeversportaal UWV. Wilt uw werknemer niet dat u het re-integratieverslag online aanlevert? Dan stuurt hij zelf het volledige verslag per post toe. Hij gebruikt hiervoor de kopieën van de formulieren die hij van u en ArboNed heeft gekregen.
Sinds 8 april 2024 kunnen medewerkers de documenten van het re-integratieverslag ook uploaden in het aanvraagformulier. Het is daarom belangrijk dat u goed met uw medewerker afspreekt wie deze documenten opstuurt. Als u allebei de documenten opstuurt, kan dit dit tot vertraging in de WIA-aanvraag leiden.
Wat gebeurt er als de aanvraag voor de WIA-uitkering te laat is?
Uw werknemer krijgt de uitkering later en u betaalt het loon mogelijk langer door. De verlenging is gelijk aan de periode van de te late aanvraag. U hoeft het loon niet langer door te betalen als uw werknemer verantwoordelijk is voor de late aanvraag.
Week 104: WIA-beschikking
Acht weken na de WIA-aanvraag, hoort uw werknemer of hij al dan niet een WIA-uitkering krijgt, en hoe hoog deze is. U ontvangt een kopie van deze beslissing.
ArboNed ontvangt de WIA-beschikking niet automatisch. Wij vragen deze bij u op, zodat wij weten of er een WIA-uitkering is toegekend.
De beoordeling van de re-integratie
Het UWV onderzoekt of uw werknemer en u voldoende hebben gedaan aan de re-integratie. Heeft u bijvoorbeeld geprobeerd het werk aan te passen? Of heeft u uw werknemer ander werk aangeboden?
Bij een WIA-aanvraag kan een verzekeringsarts en/of arbeidsdeskundige van het UWV uw werknemer zien. De verzekeringsarts beoordeelt, mede op basis van de Lijst arbeidsmogelijkheden en beperkingen (LAB), welke mogelijkheden uw werknemer heeft om te werken en de arbeidsdeskundige bepaalt wat voor soort werk uw werknemer kan doen en wat hij daarmee kan verdienen.
Re-integratieverslag niet compleet
Het kan zijn dat het UWV het re-integratieverslag niet compleet vindt. Het UWV stuurt u of uw werknemer dan een brief, of neemt telefonisch contact op. Verzoek aan u is de ontbrekende documenten alsnog online aan te leveren. Als u de documenten niet op tijd aanlevert, kunt u een loonsanctie krijgen.
Loonsanctie
Vindt het UWV dat u of uw werknemer zich onvoldoende hebben ingespannen voor de re-integratie, dan ontvangt u een loonsanctie. Dit betekent dat u het loon langer moet doorbetalen (maximaal één jaar). U kunt het dienstverband dan ook niet opzeggen of beëindigen. Aanleidingen voor een loonsanctie zijn bijvoorbeeld:
- U heeft onvoldoende onderzocht of er alternatieven zijn om uw werknemer weer aan het werk te helpen.
- Er is medisch verschil van inzicht tussen de (bedrijfs)arts en verzekeringsarts.
Het UWV informeert u per brief over de loonsanctie. De verzuimbegeleiding moet doorlopen. De (bedrijfs)arts kan uw werknemer nog oproepen, of kan medische informatie opvragen bij andere behandelaren.
Bekortingsverzoek
U kunt de duur van de loonsanctie verkorten. Dit kan door een bekortingsverzoek in te dienen bij het UWV. In de arbeidsdeskundige rapportage die u ontvangt bij de beslissing tot loonsanctie, staat vermeld welke maatregelen u moet nemen om de tekortkoming te herstellen. Zodra u deze maatregelen heeft genomen, kunt u een bekortingsverzoek indienen. Hoe u dit doet, leest u in de beslissing over de loonsanctie. Hier is geen formulier voor. Het UWV beoordeelt na drie weken of u genoeg heeft gedaan. Is dit het geval, dan hoeft u geen loon meer door te betalen.
Bezwaar maken
De loonsanctie van het UWV is niet altijd terecht. Bijvoorbeeld als het UWV de loonsanctie niet duidelijk, of niet gedegen motiveert. In dat soort situaties kunt u per post of online bezwaar maken bij het UWV. Het indienen van een bezwaar is maatwerk, omdat de omstandigheden per re-integratietraject verschillen. De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift is zes weken. Let op: zolang er geen beslissing is genomen over uw bezwaar, blijft de eerdere beslissing geldig.
Arts-gemachtigde
Het is raadzaam om altijd een arts-gemachtigde te betrekken bij het opstellen van een bezwaarschrift. Voor het aanvechten van de beslissing tot loonsanctie heeft u over het algemeen namelijk informatie nodig uit het medisch dossier. En die informatie kunt u niet inzien zonder toestemming van uw werknemer. Een arts-gemachtigde kan dat wel. ArboNed biedt deze dienst niet meer. Hiervoor verwijzen wij u vrijblijvend naar MedRecht. De arts-gemachtigde van MedRecht is niet alleen arts, maar ook jurist en kent dus de medische én juridische kant van de zaak. Hij kan zo een volledig oordeel vellen en uw belangen behartigen.
WIA-uitkering toegekend
Het UWV kan twee soorten WIA-uitkeringen toekennen: WGA-uitkering of IVA-uitkering. In de beschikking staat duidelijk omschreven welke uitkering uw werknemer ontvangt en de hoogte van de uitkering. Krijgt uw werknemer de WIA-uitkering toegekend, dan sluit ArboNed de verzuimbegeleiding af.
WGA-uitkering
Uw werknemer krijgt een WGA-uitkering als hij nog deels kan werken. Dit wil zeggen dat hij tussen de 35% en 80% arbeidsongeschikt is. Meestal ontvangt uw werknemer eerst een loongerelateerde uitkering. Daarna krijgt hij de loonaanvullingsuitkering óf de vervolguitkering. In de beschikking staat welke uitkering uw werknemer krijgt.
De duur van de uitkering verschilt per type WGA-uitkering. Het UWV ondersteunt uw werknemer nu verder bij de re-integratie.
IVA-uitkering
Uw werknemer krijgt een IVA-uitkering van het UWV, als de kans klein is dat hij weer aan het werk gaat. Uw werknemer is 80% of meer arbeidsongeschikt en er is geen tot weinig kans op verbetering. De hoogte van de IVA-uitkering staat vast en bedraagt 75% van het WIA-maandloon. Het WIA-maandloon wordt als volgt berekend:
Het sv-loon dat uw werknemer verdiende in het jaar voordat hij ziek werd: 261 (gemiddelde aantal werkdagen in een jaar) x 21,75 (gemiddeld aantal uitkeringsdagen per maand).
De WIA-uitkering is in principe tot de AOW-gerechtigde leeftijd.
WIA-uitkering niet toegekend - minder dan 35% arbeidsongeschikt
De WIA drukt arbeidsongeschiktheid uit als het verlies aan verdienvermogen ten opzichte van het verdienvermogen vóór arbeidsongeschiktheid. Om het verlies aan verdiencapaciteit te berekenen, wordt het ‘maatman inkomen’ (het inkomen dat de werknemer verdiende voordat hij arbeidsongeschikt werd) vergeleken met het ‘restinkomen’ (bedrag dat de werknemer nog kan verdienen met algemeen geaccepteerde arbeid) volgens onderstaande formule:
(Maatmaninkomen – restinkomen) : (maatmaninkomen) x 100 = arbeidsongeschiktheidspercentage
Werknemers met een arbeidsongeschiktheidspercentage van minder dan 35% komen niet in aanmerking voor een WIA-uitkering. Er zijn dan in principe twee opties:
- Hij blijft in dienst met aangepaste of andere werkzaamheden.
- U wikkelt het dienstverband af via een vaststellingsovereenkomst of door een ontslagvergunning aan te vragen bij het UWV wegens langdurige arbeidsongeschiktheid.
Afwikkelen dienstverband
Als werkgever doet u er verstandig aan om na een WIA-beschikking het dienstverband met uw werknemer af te wikkelen.
- U kunt een ontslagvergunning bij het UWV aanvragen wegens langdurige arbeidsongeschiktheid. U vindt bij het UWV een handleiding voor het aanvragen van deze vergunning. U kunt het dienstverband pas opzeggen als u de ontslagvergunning hebt ontvangen.
- Een andere mogelijkheid is dat u het dienstverband in overleg met uw werknemer met wederzijds goedvinden beëindigt via een vaststellingsovereenkomst.
Wat als ik de arbeidsovereenkomst niet afwikkel?
Als u het dienstverband na 104 weken arbeidsongeschiktheid niet beëindigt, uw werknemer geen werkzaamheden uitvoert en geen loon ontvangt, is er sprake van een slapend dienstverband. De Hoge Raad heeft bepaald dat de werkgever slapende dienstverbanden moet beëindigen met betaling van een transitievergoeding als een werknemer daarom vraagt. U kunt daar als werkgever compensatie voor aanvragen.